Hyppää sisältöön

Suunnittelu

Suunnitteluvaiheessa käyttöönoton varsinainen tarkantason suunnittelu ja tehtävien määritteleminen alkaa. Suunnittelu ja tulevan käyttöönoton valmisteluille on syytä varata riittävästi tekijöitä ja aikaa suhteutettuna käyttöönoton laajuuteen. Suunnittelu etenee seuraavasti:

  • Varmistetaan päätösvaiheen tavoitteet: mitä käyttöönotolla tavoitellaan. Käytännön tavoitteisiin ainakin kuuluvat käyttöönotettavat asioinnit ja liitostavat.
  • Suunnitellaan tehtävät, joilla käyttöönotto ja muutos organisaatiossa mahdollistetaan
  • Luodaan käyttöönotolle aikataulu varasuunnitelmineen
  • Resursoidaan: kiinnitetään tekijät suunnitelluille tehtäville ja tehdään lista hankittavista tarpeista
  • Muodostetaan lista riskeistä ja analysoidaan ne. Riskianalyysiä tarkennetaan koko käyttöönoton ajan.
  • Tehdään käyttöönoton viestintäsuunnitelma ja sen tarvitsemat kyvykkyydet: kriittinen osa käyttöönottoa, joka vaikuttaa merkittävästi käyttöönoton lopputulokseen. 
  • Varmistetaan käyttöönoton ohjausmalli (esim. projektimalli)
  • Hyväksytetään ja sitoutetaan tehty suunnitelma – myös sidosryhmien osalta

Organisaatioissa on usein käytössä tietty projektimalli, jolla mm. käyttöönottoja voidaan hallita menestyksekkäästi. On suositeltavaa, että Luvat ja valvonta -palvelun käyttöönotossa käytetään organisaatiolle tuttua projektimallia, jolloin projektin eteneminen on luonnollisesti sujuvampaa. Olemme koonneet suunnittelun työvälineitä ja ohjeita sivun alareunaan käytettäviksi tarvittaessa.

Ohjeet ja työvälineet

Alla olevista käyttöönoton suunnittelun ohjeista ja työvälineista seuraavat on tarkoitettu kaikille käyttöönottoa suunnitteleville viranomaisille:

  • Riskienhallinta
  • Uudet toimintaprosessit ja -ohjeet
  • Operatiiviset linjaukset
  • Organisoituminen
  • Käyttöönoton projektimalli
  • Osaamisen vahvistaminen
  • Viestintä
  • Muutosagenttien infopaketti

Tämän lisäksi viranomaiskohtaisten asiointien, uusien palvelukokonaisuuksien, sekä uusien palvelun ominaisuuksien kehittämisessä mukana olevat viranomaiset voivat hyödyntää seuraavia ohjeita ja työvälineitä (ovat osa asiakaslähtöistä kehittämistä):

  • Toimintatapojen muutostarve­analyysi­työpajat
  • Kokonaisarkkitehtuuri ja yhteentoimivuus
  • Sanastotyö ja tietosisällön yhteensovittaminen