Hyppää sisältöön

Uudet toimintaprosessit ja -ohjeet


Viranomaisella on toimintaprosesseja ja -ohjeita, jotka määrittelevät lupiin, ilmoituksiin ja valvontaan liittyvät tehtävät, vastuut ja tietojärjestelmät. Palvelun käyttöönoton myötä osa prosesseista muuttuu. Viranomaisen tulee huolehtia, että se päivittää prosessikuvauksensa ja niitä täydentävät ohjeet vastaamaan muutosta, sekä jalkauttaa nämä uudeksi toimintatavaksi. Jalkautuksen tueksi on suositeltavaa tehdä koulutussuunnitelma. 

Ajantasaiset prosessit ja ohjeet ovat perusta palvelun käyttöönottoon kuuluville koulutuksille ja mahdollistavat uusien työtapojen omaksumisen. ​Viranomainen voi hyödyntää prosessien kuvaamisessa esimerkiksi JHS152-suositusta. 

Milloin prosessit ja ohjeet laaditaan?

Prosessit ja ohjeet tulee päivittää ennen palvelun käyttöönottoon liittyviä koulutus- ja infotilaisuuksia. Viranomainen voi päivittää ohjeet, kun muutoskohdat on tunnistettu ja uudet toimintamallit sovittu. Ohjeiden vastaavuus todellista tilannetta vasten on hyvä tarkistaa käyttöönoton jälkeen, kun uusia toimintatapoja ollaan ajamassa sisään organisaatioon. ​  

Kuka prosessit ja ohjeet laatii?

Prosessien hahmottamisessa ja mallintamisessa on hyötyä kokonaisarkkitehtuuriosaamisesta, josta tyypillisesti vastaa viraston tietohallinto. Ohjeiden laatimisesta vastaavat tyypillisesti esimerkiksi viranomaisten järjestelmien pääkäyttäjät tai muutosagentit.