Hyppää sisältöön

Vaihe 2: Valtuudet


Yleistä valtuuksista ja niiden hallinnasta

Luvat ja valvonta -palvelun käyttö edellyttää tunnistautumisen lisäksi Suomi.fi-valtuutta – käyttöoikeutta toimia organisaation valtuuttamana palvelussa.

Suomi.fi-valtuudet on yleisesti hyödynnetty palvelu, jota voidaan käyttää monipuolisesti erilaisissa julkishallinnon ja yritysten palveluiden valtuuksien hallinnassa. Luvat ja valvonta -palvelun osalta ei ole mitään erityisiä vaatimuksia valtuuksien käytölle, vaan viranomaisen kannattaa valtuuttaa henkilöstöään organisaation olemassa olevien hallintorakenteiden ja roolien mukaisesti. Viranomaisen valtuuksiin liittyviä rooleja tai valtuustasoja Luvat ja valvonta -palvelun osalta on kaksi:

  • Viranomaisen organisaation valtuushallinta (henkilöt), joka nimensä mukaisesti vastaa valtuuksien operatiivisesta toiminnasta organisaatiossaan (esimiehet tilaavat, valtuushallinta toimittaa tilauksen)
  • Luvat ja valvonta -palvelussa toimivat viranomaiset (henkilöt), joille esimiehet tilaavat ja valtuushallinta toimittaa tarvittavat valtuudet työn suorittamiseksi

Roolien ero

Keskeiset Suomi.fi-valtuuksiin liittyvät erot em. rooleissa ovat valtuustyyppi ja toimintatapa, jolla valtuutta muutetaan. Valtuushallinnan henkilöille haetaan ”Edustajan valtuutusoikeudet” ja palvelua käyttäville virkailijoille ”Edustamisvaltuudet”. Lisäksi valtuushallinnan henkilöt toteuttavat virkailijoiden esimiesten valtuutuspyynnöt suoraan Suomi.fi-palvelussa ja muutokset ovat voimassa heti. Valtuushallinnan henkilöiden osalta valtuuksien käsittely eroaa: valtuuksia lisätään, mitätöidään tai muutetaan ainoastaan Suomi.fi-virkailijavaltuuttamispalvelun kautta.

Valtuuttamisjärjestys  

Ensin rekisteröidään valtuudet organisaation valtuushallinnan henkilöille virkailijavaltuuttamispalvelun kautta. Kun valtuudet on rekisteröity, voi valtuushallinta valtuuttaa organisaation Luvat ja valvonta -palvelussa toimivia oman organisaation virkailijoita. Valtuuttaminen tulee tehdä aina organisaation hallintotapojen ja sääntöjen mukaisesti.

Huomioi kaksi mahdollista roolia

Kunta voi toimia Luvat ja valvonta -palvelussa lupa- ja valvonta-asiointeja käsittelevänä viranomaisena (asiakkaiden lupa- ja valvontahakemuksien käsittely), mutta myös asiakkaana – luvan hakijana. Palvelussa nämä kaksi eri roolia on erotettu toisistaan käyttämällä niissä eri Suomi.fi-valtuusasiaa:

Kunta liittyy palveluun aina Lupa ja valvonta-asiointeja käsittelevänä viranomaisena, joten tässä ohjeessa keskitytään viranomaisroolissa vaadittaviin toimenpiteisiin. Asiakkaana voi toimia yritykset, yhteisöt, julkisyhteisöt ja henkilöt, mutta viranomaisroolissa ainoastaan toimivaltainen viranomainen

Virkailijavaltuuttamispalvelu (Suomi.fi)

Koska julkisyhteisöjen (mm. kunnat) edustamisoikeus ei selviä perustietorekistereistä, tulee näiden rekisteröidä valtuudet niitä organisaatiossaan hallinnoiville henkilöille Suomi.fi-virkailijavaltuuttamispalvelun kautta. Tässä kohtaa kannattaa ehdottomasti hyödyntää  Suomi.fi-palveluiden asiantuntijoita (pääkäyttäjiä), jotka usein löytyvät organisaation yhteisistä palveluista.

Jos valtuuksien hakeminen ja käsittely ei organisaatiossasi ole tuttua, kannattaa ensimmäisenä tutustua Digi- ja väestötietoviraston (DVV) virkailijavaltuuttamispalvelun ohjeisiin ja tarvittaessa hakea tukea Suomi.fi organisaatioiden asiakaspalvelusta.

Ohje Luvat ja valvonta -palveluun tarvittavien valtuushalllinnan valtuuksien hakemiseksi  virkailijavaltuuttamispalvelun kautta löytyy sivun alareunasta (Ohje: Virkailijavaltuuttamishakemus).

Huom!

Kaikki lisäykset, muutokset ja poistot, jotka koskevat valtuushallinnan henkilöiden ”Edustajan valtuutusoikeuksia”, tehdään aina hakemuksella virkailijavaltuuttamispalvelun kautta

Edustajan valtuutusoikeudelliset henkilöt eivät suoraan voi kyseisellä valtuudella käyttää Luvat ja valvonta -palvelua, vaan heidän tulee myös valtuuttaa itsensä kuten asiointeja käsittelevät virkailijat

 

Siirry vaiheeseen 3: Valtuuksien hallinta