Hyppää sisältöön

Hallintamalli


Asiakirjan status
Asiakirjan nimi Hallintamalli Päivämäärä
Laatinut Hanketoimisto / Luvat ja valvonta -hanke 27.10.2021
Hyväksynyt Luvat ja valvonta -hankkeen ohjausryhmä 02.11.2021
Versio 1.0

 

Sisällysluettelo

1 JOHDANTO
  1.1 Luvat ja valvonta -hanke
  1.2 Luvat ja valvonta -palvelu
2 HALLINTAMALLI
  2.1 Asiakirjarakenne
  2.2 Ohjausmalli
  2.3 Roolit ja vastuut
    2.3.1 Palvelun omistaja
    2.3.2 Ohjausryhmä
    2.3.3 Hankeryhmä
    2.3.4 Hanketoimisto
    2.3.5 Yhteinen arkkitehtuuriryhmä
    2.3.6 Palvelun tuottaja
    2.3.7 Tuoteomistaja
    2.3.8 Kehitys- ja sovellusylläpitotiimi
    2.3.9 Palveluvastaava
    2.3.10 Muut roolit
    2.3.11 Palvelun hallinnon yhteystiedot
    2.3.12 Hankkeen jälkeen
  2.4 Palvelun kehittäminen
    2.4.1 Palvelun kehitystyön periaatteet
    2.4.2 Palvelun muutoksien hallinta
  2.5 Viranomaisten liittyminen palveluun
    2.5.1 Palveluun liittymisen edellytykset
    2.5.2 Liittymisvaihtoehdot
    2.5.3 Liittyminen
    2.5.4 Palvelun ehdot – kaikille liittyville viranomaisille
    2.5.5 Sopimus yhteisestä kehittämisestä – projekteille
  2.6 Rahoitus
    2.6.1 Liittyminen ja toimintatapamuutos
    2.6.2 Luvat ja valvonta -palvelun kehittäminen
    2.6.3 Palvelun käyttöönotto
    2.6.4 Jatkuvat palvelut
    2.6.5 Liittyvät yhteiskäyttöiset palvelut
  2.7 Viestintä
  2.8 Säädösmuutokset

 

1. JOHDANTO

Luvat ja valvonta -palvelu mahdollistaa siirtymisen virastolähtöisestä asiakaslähtöiseen palvelukokemukseen ja asiakaslähtöisten palvelukokonaisuuksien yhteisen palvelulupauksen antamisen. Kyse on laajasta toiminta- ja ajattelutavan muutoksesta sekä uuden toimintamallin mahdollistamisesta laajasti digitalisaatiota hyödyntämällä.

Tässä asiakirjassa kuvataan Luvat ja valvonta –palvelun hallinnan malli, jolla palvelun kehittämistä ja jatkuvia palveluita hallitaan. Luvat ja valvonta -palvelun elinkaaren painopiste on siirtynyt palvelun kehitysvaiheesta rinnakkaiseen palvelutuotantoon ja jatkuvaan kehitykseen, jossa saman aikaisesti palveluun

  • tuotetaan jatkuvaa palvelua palveluun liitetyille lupa-asioinneille
  • määritellään, toteutetaan ja käyttöönotetaan uusia lupa-asiointeja
  • kehitetään uusia yhteiskäyttöisiä ominaisuuksia

 Hallintamallin tavoitteena on

  • kuvata Luvat ja valvonta -palvelun hallinnan malli ja toimintaperiaatteet, kuten päätöksentekoon ja rahoitukseen liittyvät roolit ja vastuut

Hallintamallin kuvaus on Luvat- ja Valvonta palvelun ”Palvelun ehdot” liite.

1.1 Luvat ja valvonta -hanke

Työ- ja elinkeinoministeriön asettama Luvat ja valvonta -hanke omistaa ja ohjaa hankkeessa toteutettavaa Luvat ja valvonta -palvelua. Hankkeen tavoitteena on uudistaa julkisen sektorin toimintamalleja asiakaslähtöisemmiksi rakentamalla julkiset lupa-, ilmoitus- ja valvontapalvelut käyttäjälähtöisesti (asiakkaat, viranomaiset) ja ensisijaisesti digitaalisiksi, jotta julkisen talouden kannalta välttämätön tuottavuusloikka mahdollistetaan. Hyötyjen saavuttamisen merkittävänä edellytyksenä on viranomaisten sitoutuminen toimintatapamuutokseen, jossa asiakas ja tieto ovat viranomaistoiminnan suunnittelun keskiössä ja viranomaisten välisen yhteistyön ja yhteisen tietosisällön yhteensovittamisen merkitys korostuu.

Tukeakseen edellä mainittuja tavoitteita ja toisaalta varmistaakseen palvelun laaja-alaisen hyödyntämisen ja käyttöönoton viranomaisten lupa- ja valvonta-asiointien käsittelyssä on hankkeen pyrkimyksenä taata palvelulle julkinen kansallinen rahoitus hankkeen jälkeen 1.1.2024 alkaen.

Hankkeen vahvistettu toimikausi on 2016–2023. Lisätietoa Luvat ja valvonta -hankkeesta: https://tem.fi/luvat-ja-valvonta

1.2 Luvat ja valvonta -palvelu

Luvat ja valvonta -palvelu on kuvattu ”Palvelukuvaus”-asiakirjassa.

2 HALLINTAMALLI

Luvat ja valvonta -palvelua hallinnoi työ- ja elinkeinoministeriön asettama Luvat ja valvonta -hanke. Tähän lukuun on kuvattu hallintamalli, roolit ja vastuut, joilla palvelua hallinnoidaan (palvelun kehittäminen ja jatkuvat palvelut). Lisäksi hallintamallissa kuvataan viranomaisten liittyminen ja liittymisen edellytykset Luvat ja valvonta -palveluun.

2.1 Asiakirjarakenne

Luvat ja valvonta -palvelun hallintaan ja määrittelyyn liittyvä dokumentaatio on rakennettu modulaarisesti. Hallintamallin kehys ja asiakirjarakenne on kuvattuna alla olevassa kuvassa ja yksityiskohtaisemmin liitteessä ”Asiakirjarakenne”.

Kuva 1: Luvat ja valvonta -palvelun hallintamallin kehys ja asiakirjarakenne
Kuva 1: Luvat ja valvonta -palvelun hallintamallin kehys ja asiakirjarakenne

Hallintamalliin liittyvät asiakirjat ja niiden vastuut, kohderyhmät ja niistä tiedottaminen on kuvattuna alla olevassa taulukossa. Taulukon merkintöjen selitteet ovat seuraavat:

  • Vastaa = Vastaa kyseisen asiakirjan tuottamisesta ja ylläpitämisestä
  • X = on kyseisen asiakirjan kohderyhmä, kenelle tai ketä varten asiakirja on kirjoitettu
  • Tiedoksi = asiakirja toimitetaan tiedoksi

Asiakirja

Asiakirjan vastuut, niistä tiedottaminen ja kohderyhmät (x)

Omistaja (TEM)

Liittyvät viranomaiset

Asiakas

Viranomais-käyttäjät

Palveluntuottaja(t)

Hallintamalli

Vastaa

x

   

Tiedoksi

Palvelun ehdot

Vastaa

x

   

Tiedoksi

Palvelukuvaus

Vastaa

x

   

Tiedoksi

Käyttöehdot

Vastaa

 

x

 

Tiedoksi

Tietosuoja-seloste

Vastaa

 

x

x

Tiedoksi

Saavutettavuus-seloste

Vastaa

 

x

x

Tiedoksi

Liitteet

Viittaavien asiakirjojen mukaisesti

Lisäksi yllä olevassa taulukossa käytetyt roolit on kuvattu seuraavaan taulukoon ”Luvat ja valvonta -palvelun roolit”. Kattavampi kuvaus Luvat ja valvonta -palvelun rooleista löytyy ”Määritelmät ja lyhenteet”. Edellä mainittujen roolien lisäksi Hallintamalli-asiakirjassa (tämä asiakirja) on kuvattuna muitakin rooleja liittyen hallintamalliin.

Rooli

Kuvaus

Omistaja

Palvelun omistaja hallitsee ja vastaa palvelusta, sen toiminnallisuuksista, kehittämisestä ja jatkuvien palveluiden toteutumisen seurannasta. Omistaja on vastuussa palvelusta suhteessa liittyvään viranomaiseen.

Liittyvät
viranomaiset

Palveluun liittyvät viranomaiset

  • tekevät päätöksen palveluun liittymisestä
  • vastaavat siihen liittyvästä toimintatapamuutoksen läpiviennistä organisaatiossaan
  • yhteensovittavat ja liittävät asiointejaan palveluun

Asiakas

Palvelun asiakkaita ovat palvelussa asioivat, toimintansa harjoittamiseen lupia hakevat, ilmoituksia antavat tai valvottavat yritykset, yhteisöt tai yksityishenkilöt

Viranomais-
käyttäjät

Palvelun viranomaiskäyttäjät ovat Liittyvän viranomaisen henkilökuntaa, jotka käsittelevät Asiakkaan Lupa- ja valvonta-asiointeja Palvelussa

Palvelun
tuottaja

Palvelun tuottaja vastaa palvelun operatiivisista toiminnoista. Palvelun tuottaja mm. raportoi palvelusta palvelun omistajalle, joka tekee tarvittaessa muutoksia palveluun antamalla toimeksiantoja palvelun tuottajalle. Palvelun tuottaja toimii omistajan toimeksiannosta ja on vastuussa omistajalle palvelun ehtojen mukaisuudesta.

2.2 Ohjausmalli

Hankkeen aikainen palvelun ohjausmalli on kuvattuna alla olevassa kuvassa.

Hankkeen aikaisen hallintamallin organisointi
Kuva 2: Hankkeen aikaisen hallintamallin organisointi

2.3 Roolit ja vastuut

2.3.1 Palvelun omistaja

Luvat ja valvonta -palvelun omistaa työ ja elinkeinoministeriö.

2.3.2 Ohjausryhmä

Luvat ja valvonta –hankkeen ohjausryhmän tehtävänä on ohjata Luvat ja valvonta -palvelua ja sen kehittämistä Luvat ja valvonta -hankkeen asettamispäätöksen mukaisesti. Hankeohjauksen mukaisesti ohjausryhmä päättää palvelun strategisista linjauksista, sekä seuraa ja tarvittaessa ohjaa toimintaa asetettujen linjausten mukaisesti. Ohjausryhmä hyväksyy

  • palvelun ja sen kehittämisen budjetin (hankkeen aikana sisältyvät hankebudjettiin)
  • palveluun tehtävät ylätason linjaukset hankeryhmän esitysten pohjalta
  • uusien palvelukokonaisuuksien osaprojektien käynnistämisen
  • uusien palvelukokonaisuuksien tuotantoon siirrot ja käyttöönotot
  • jatkuvan palvelun laatutason (operatiivisen seurannan perusteella)

Ohjausryhmän kokoonpano on kuvattu hankeikkunassa kohdassa ”Henkilöt”.

2.3.3 Hankeryhmä

Hankeryhmän tehtävänä on

  • ylläpitää palvelun kehittämisen suunnitelmaa ja vaiheistusta (Hankkeen aikana sisältyy hankesuunnitelmaan)
  • käsitellä palvelun aikatauluun, budjettiin ja resursseihin liittyvät muutokset
  • käsitellä palvelun laatutasoon liittyviä asioita (laadun taso suhteessa tarpeeseen, merkittävät poikkeamat)
  • koordinoida ja yhteensovittaa asiakaslähtöisten palvelukokonaisuuksien projektiryhmiä
  • hyväksyy yhteisen arkkitehtuuriryhmän tekemät arkkitehtuurilinjaukset

Hankeryhmän tukena toimii hankkeen yhteinen arkkitehtuuriryhmä. Lisäksi hankeryhmä koordinoi ja yhteensovittaa asiakaslähtöisten palvelukokonaisuuksien projektiryhmiä. Hankeryhmä voi perustaa alaryhmiä. Hankeryhmän kokoonpano on kuvattu hankeikkunassa kohdassa ”Henkilöt”.

2.3.4 Hanketoimisto

Hanketoimisto vastaa Luvat ja valvonta -hankkeen operatiivisesta ohjauksesta ja koordinoinnista. Hanketoimiston tehtävänä on

  • vastata Luvat ja valvonta -palvelun ja sen kehittämisen kokonaiskoordinaatiosta, sen resursoinnista ja yhteistyöstä toimijoiden kesken
  • seurata palvelun ja sen kehittämisen kokonaistilannetta, projekteja ja näiden toteutusten tilannetta, sekä raportoida edellä mainituista hanke- ja ohjausryhmälle
  • ylläpitää palvelun kehittämisen suunnitelmaa (tiekartta) ja siihen liittyvää budjettiehdotusta, sekä tuoda ne hankeryhmään käsiteltäväksi ja ohjausryhmän hyväksyttäväksi
  • raportoida ohjausryhmälle syntyneistä kustannuksista (kustannusseuranta)
  • tunnistaa ja seurata palveluun ja sen kehittämiseen liittyviä riskejä ja viedä ne tarvittaessa käsiteltäväksi hanke- ja/tai ohjausryhmään
  • tehdä päätöksiä, hankintoja, sopimuksia ja tilauksia sovittujen valtuuksien puitteissa
  • raportoida palvelun laadusta hankeryhmälle ja lisäksi merkittävistä poikkeamista myös ohjausryhmälle

2.3.5 Yhteinen arkkitehtuuriryhmä

Hankeryhmän tukena toimii yhteinen arkkitehtuuriryhmä, jonka vastuulla on palveluun ja sen kehittämiseen liittyvä ja yli toimialarajojen yhteistyönä toteutettava arkkitehtuuriohjaus. Yhteisen arkkitehtuuriryhmän tehtäviä ovat

  • käsitellä ja katselmoida arkkitehtuurisuunnitelmia ja -vaiheistuksia peilaten kokonaisarkkitehtuuria
  • katselmoida sanastotyön projektiryhmien työ tuloksia
  • arkkitehtuurityön tuloksien ja muutoksien käsittely, sekä asiakaslähtöisten palvelukokonaisuuksien yhteensovittamiseen liittyvät tehtävät

2.3.6 Palvelun tuottaja

Palvelun tuottaja vastaa sopimuksen mukaisesta palvelun tuottamisesta Palvelun omistajalle. Lisäksi palvelun tuottaja vastaa omista alihankintaketjuista ja toimeksiantosopimuksista liittyen Luvat ja valvonta –palvelun tekniseen kehittämiseen ja ylläpitoon (sovelluskehitys ja -ylläpito). Tällä hetkellä palvelun tuottajana toimii ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus).

2.3.7 Tuoteomistaja

Tuoteomistaja vastaa Luvat ja valvonta -palvelun sovelluksen kehitysjonosta (ominaisuudet) ja koordinoi kehitystoimintaa eri sidosryhmien kanssa.

2.3.8 Kehitys- ja sovellusylläpitotiimi

Kehitystiimi ja sovellusylläpito toteuttavat Luvat ja valvonta -palvelun sovelluksen ylläpitoa, teknistä tukea ja kehitystyötä. Ylläpitoon kuuluu 2. ja 3. tason tekninen tuki.

2.3.9 Palveluvastaava

Palveluvastaava toimii Luvat ja valvonta -palvelun palvelutuotannon yhteyshenkilönä viranomaisille (Liittyvät viranomaiset) ja vastaa palvelun 1. tason teknisestä tuesta. Hänen tehtäviään ovat mm.

  • Palvelun häiriöiden ja palvelupyyntöjen käsittely, seuranta ja raportointi
  • Palvelun ehtojen mukainen palvelutason ja poikkeamien raportointi
  • Yhteyden pito viranomaisiin palvelupyyntöihin liittyvissä asioissa

2.3.10 Muut roolit

Luvat ja valvonta -palvelun muut palvelun tuottamiseen liittyvät roolit on kuvattuna ”Palvelukuvaus”-asiakirjassa.

2.3.11 Palvelun hallinnon yhteystiedot

Luvat ja valvonta -palveluun liittyvät yhteystiedot on kuvattu Palvelun ehdoissa.

2.3.12 Hankkeen jälkeen

Luvat ja valvonta –hankkeen toimikausi päättyy 31.12.2023. Hankkeen päättyessä Luvat ja valvonta –palvelun hallintamallin roolit ja vastuut voivat muuttua.

2.4 Palvelun kehittäminen

2.4.1 Palvelun kehitystyön periaatteet

Luvat ja valvonta -palvelun kehittämisen ja käyttöönottojen lähtökohtana toimii asiakaslähtöisen kehittämisen malli (viitekehys ja toimintamalli), jossa asiakkaan tarpeet asetetaan keskiöön. Asiakaslähtöinen kehittäminen pohjautuu palvelumuotoilumenetelmiin, joissa toimintatapojen uudistamista sekä digitaalista palvelukokemusta suunnitellaan ja tarkastellaan asiakkaan tarpeiden näkökulmasta yhdessä lupakokonaisuuteen liittyvien viranomaisten ja palvelua kehittävien asiantuntijoiden yhteistyönä. Asiointien piloteista kerätään asiakkaalta ja viranomaisilta saatua käyttökokemukseen perustuvaa tietoa ja hyödynnetään sitä palvelun kehittämisessä. Lisäksi Luvat ja valvonta -palveluun liittyvä viranomainen hyödyntää asiakaslähtöisen kehittämisen mallia teknisen käyttöönoton ja toimintatapamuutoksen tavoitteiden määrittelyssä ja läpiviennissä.

2.4.2 Palvelun muutoksien hallinta

Luvat ja valvonta -palvelussa on kasvava joukko liittyneitä viranomaisia, joilla on Lupa- ja valvonta-asiointeja palvelussa. Palvelun tuleva kehittäminen saattaa vaikuttaa myös näiden jo liittyneiden viranomaisten palvelussa oleviin asiointeihin ja niiden ominaisuuksiin. Tämän johdosta tulevien kehitysprojektien tai kehityskokonaisuuksien suunnittelussa tulee ottaa huomioon palvelussa jo olevat viranomaisasioinnit ja arvioida eri ratkaisuvaihtoehtojen muutostarpeet.

Kehitystyötä ja tavoitteita arvioidaan kokonaisuutena pienimmän kokonaistyömäärän periaatteella, jonka pohjalta päätetään kehitystyön toteutus. Arviossa otetaan huomioon Luvat ja valvonta -palvelun kehittämistyön lisäksi muutostarpeet liittyneiden viranomaisten osalta (esim. integraatioon liittyvät muutokset). Tarvittava toteutus tehdään tavoitteiden mukaisesti siten, että kaikkien palvelussa olevien liittyneiden viranomaisten työmäärä ja kustannukset ovat mahdollisimman pienet. Kaikilla kehittämistyön muutoksen kohteena olevilla liittyneillä viranomaisilla tulee olla kohtuullinen aika varautua muutoksen toteuttamiseen suhteessa muutoksen kokoon. Kehitystyöstä aiheutuvat palvelun muutokset käsitellään Palvelun hanke- ja ohjausryhmässä. Näin toimitaan myös niiden säädösmuutosten osalta, jotka vaikuttavat palvelun kehittämiseen.

2.5 Viranomaisten liittyminen palveluun

Luvat ja valvonta -palveluun voivat liittyä kaikki lupa- ja valvonta-asiointeja tarjoavat viranomaiset. Hallintamallissa heitä kutsutaan Liittyviksi viranomaisiksi.

2.5.1 Palveluun liittymisen edellytykset

Luvat ja valvonta -palveluun liittymiseen kuuluu kaksi keskeistä edellytystä, jotka liittyvän viranomaisen tulee liittymistä harkitessaan ottaa huomioon:

  • valmius toimintatapojen muutokseen
  • kyvykkyys teknologiseen käyttöönottoon

Merkittävin näistä kahdesta on toiminta- ja ajattelutavan muutos, jossa asiakkaan tarpeet, tieto ja sen hyödyntäminen nostetaan keskiöön. Asiakaskeskeisyyden lisäksi onnistuneen muutoksen kulmakiviä palvelun käyttöönotossa ovat viranomaisten välinen yhteistyö, viestintä ja läpinäkyvyys.

Palvelun käyttöönoton edellytykset täyttyvät, kun liittyvä viranomainen on sitoutunut Luvat ja valvonta -palvelussa käytössä olevaan asiakaskeskeiseen kehittämisen malliin, asettanut itselleen muutoksen tavoitteet, sitouttanut henkilökuntansa em. tavoitteisiin ja tehnyt päätöksen liittymisestä Luvat ja valvonta -palveluun.

2.5.2 Liittymisvaihtoehdot

Viranomaiset voivat liittyä Luvat ja valvonta -palveluun kahdella eri tavalla:

  • Viranomainen ottaa Luvat ja valvonta -palvelussa valmiina olevan lupa- tai valvonta-asioinnin käyttöönsä
  • Viranomainen mallintaa tarvitsemansa lupa- tai valvonta-asioinnin Luvat ja valvonta -palveluun

Valmiin lupa- tai valvonta-asioinnin käyttöönoton osalta Luvat ja valvonta -palveluun liittyminen sisältää palvelussa tarjolla olevan lupa- tai valvonta-asioinnin käyttöönottokyvykkyyden suunnittelun ja toteuttamisen, sekä varsinaisen käyttöönoton. Lisäksi liittyvän organisaation toimintatavat on sovitettava tukemaan uutta toimintaa palvelun käyttöönoton edellytysten mukaisesti (kts. kohta 2.5.1).

Mallinnuksessa viranomaisen tarvitsemat lupa- ja valvonta-asioinnit mallinnetaan palvelumuotoilun, arkkitehtuurin ja palvelukehityksen keinoin palveluun. Tällöin myös palvelun yhteisiä toiminnallisuuksia saatetaan joutua muuttamaan ja / tai lisäämään. Lähes poikkeuksetta tällöin tarvitaan yhteinen kehitysprojekti, jolla uudet asioinnit ja ominaisuudet toteutetaan palveluun. Tämän lisäksi liittyvän organisaation toimintatavat on sovitettava tukemaan uutta toimintaa palvelun käyttöönoton edellytysten mukaisesti (kts. kohta 2.5.1).

Kaikkien liittyvien viranomaisten on määriteltävä asiointikohtainen tekninen liittymistapa, jossa lupa- tai valvonta-asiointi liitetään Luvat ja valvonta -palveluun. Teknisen liittymisen vaihtoehdot on kuvattu alla olevassa taulukossa:

Liitos-
vaihtoehto

A)  Sähköinen tiedonvälitysrajapinta

B) Kevytasiointi

C) Ehdollinen kevytasiointi
(RED II)

Sopivuus

Pääasiallinen liitostapa, jolla varmistetaan asiointien sujuva, tehokas ja inhimillisistä virheistä vapaa asiointien käsittely Asiointeihin, joissa liittyvällä viranomaisella ei asioinnin osalta ole käytössään sähköistä asiointipalvelua (tai -järjestelmää)

Vain RED II direktiivin mukaiset uusiutuvan energian asiakashankkeet. Liitostavassa voidaan valita kevytasiointi tai asiakkaan ohjaus suoraan viranomaisen sähköiseen asiointipalveluun.

Edellytykset

  • Liittyvällä viranomaisella on käytössään sähköinen asiointipalvelu (tai -järjestelmä)
  • Sähköisen tiedonvälityksen (löyhä integraatio) rakentamisen ja ylläpidon panos/tuotto suhde on tutkittu kannattavaksi
  • Liittyvällä viranomaisella ei asioinnin osalta ole käytössään sähköistä asiointipalvelua (tai -järjestelmälmää)
  • Liitettävän asioinnin tulee kuuluu RED II -direktiivin mukaisiin uusiutuvan energian asiakashankkeisiin
  • Viranomainen voi valita Kevytasioinnin tai asiakkaan suoran ohjauksen viranomaisen sähköiseen asiointipalveluun

Plussat (+)
ja
miinukset (-)

  • Siirtää tiedot muuttumattomina
  • Tilatiedot päivittyvät käsittelyn mukaisesti
  • Vähentää merkittävästi manuaalista työtä
  • Tiedon siirtämistä mahdollista valvoa
  • Toteutus ja muutokset vievät aikaa ja ovat kustannuksiltaan yleisesti merkittäviä
  • Toteutus ja muutokset voidaan tehdä nopeasti ja yleisesti pienin kustannuksin
  • Tiedon siirtäminen ja tilatietojen päivittäminen vaativat henkilön työpanosta ja altistavat erilaisille virheille
  • Tiedon välittymistä ei valvota
  • Toteutus ja muutokset voidaan tehdä nopeasti ja yleisesti pienin kustannuksin
  • Tiedon siirtäminen ja / tai tilatietojen päivittäminen vaativat henkilön työpanosta ja altistavat erilaisille virheille
  • Tiedon välittymistä ei valvota
  • Käytettäessä asioinnin suoraa ohjausta viranomaisen asiointipalveluun asiakkaan tietoja ja yhteen kertaan tietojen syöttämistä ei voida hyödyntää 

2.5.3 Liittyminen

Viranomaisen liittyminen Palveluun on kuvattu ”Palvelun ehdot”-asiakirjassa, kohdassa 6. ”Viranomaisen liittyminen palveluun”.

2.5.4 Palvelun ehdot – kaikille liittyville viranomaisille

Luvat ja valvonta -palvelussa kaikki liittyvät viranomaiset liittyessään hyväksyvät ”Palvelun ehdot”, jossa viranomainen hyväksyy Palvelun ehdot ja sitoutuu noudattamaan niitä. Sillä halutaan varmistaa liittyvien viranomaisten ja palvelun omistajan välisen yhteisymmärrys Luvat ja valvonta -palvelun yhteisistä säännöistä. Yhteiskäyttöisen Luvat ja valvonta -palvelun ehdot ovat kaikille viranomaisille yhtäläiset. ”Palvelun ehdot” ja sen liitteet sisältävät mm. seuraavat keskeiset asiat:

  • Edellytys palveluun liittymiselle: sitoutuminen tarvittavaan toimintatapamuutokseen (mm. käyttöönottokyvykkyyden luominen)
  • Palvelun kuvaus
  • Kustannusten jakaminen
  • Liittyvän viranomaisen oikeudet ja velvollisuudet
  • Voimassaolo ja irtisanominen

2.5.5 Sopimus yhteisestä kehittämisestä – projekteille

Edellä mainittujen ”Palvelun ehtojen” lisäksi liittyvän viranomaisen kanssa sovitaan erikseen palvelun kehittämisestä, jos liittyvällä viranomaisella on omia lupa- ja valvonta-asiointejaan varten tarve kehittää palvelua. Tällöin palveluun määritellään ja toteutetaan uusi yksittäinen asiointi tai asiointikokonaisuus. Edellä mainitusta kehittämisestä (projekti) sovitaan ohjausryhmässä määrämuotoisella kirjallisella sopimuksella (jäljempänä ”Sopimus yhteisestä kehittämisestä”) osapuolien kesken. Sopimuksessa mm. määritellään

  • Yhteiset tavoitteet kehitysprojektille
  • Yhteisen kehitysprojektin sisältö, yhteinen budjetointi ja kustannusten jakaminen
  • Aikataulu
  • Vastuut
  • Projektin ohjaus ja päätökset

Sopimus tehdään ennen projektin aloittamista ja jokainen osapuoli vastaa omista sopimukseen liittyvistä valmisteluista.

2.6 Rahoitus

Luvat ja valvonta -palvelun rahoitus jaetaan seuraaviin osiin:

  • Liittyminen ja toimintatapamuutos
  • Luvat ja valvonta -palvelun kehittäminen
  • Palvelun käyttöönotto
  • Jatkuvat palvelut
  • Liittyvät yhteiskäyttöiset palvelut

Palveluun liittyvä rahoitus on kuvattu hankkeen aikaisesti. Hankkeen toimikausi kestää vuoden 2023 loppuun. Hankkeen toimikauden jälkeen on mahdollista, että palvelun omistajuus siirtyy toiselle taholle. Tällä hetkellä palvelun omistaja on työ- ja elinkeinoministeriö, jossa palveluun liittyvät vastuut ja ohjaus on siirretty Luvat ja valvonta -hankkeelle.

2.6.1 Liittyminen ja toimintatapamuutos

Liittyvä viranomainen rahoittaa oman liittymiseen ja toimintatapamuutokseen liittyvän toimintansa. Hankkeen aikainen liittyville viranomaisille tarkoitettu muutostuki on rahoitettu hankkeen toimesta.

2.6.2 Luvat ja valvonta -palvelun kehittäminen

Palvelun omistaja vastaa yhteiskäyttöisten toiminnallisuuksien kehittämisen, jatkuvan parantamisen ja palvelun kokonaisarkkitehtuurityön rahoituksesta. Liittyvän viranomaisen tarpeiden osalta kehittämiskustannuksista ja niiden rahoituksesta sovitaan projektikohtaisesti. Liittyvän viranomaisen tarpeiden kehittämiskustannuksien rahoituksen perusperiaate on seuraava:

  • Projektivalmistelujen kustannusten rahoituksesta vastaa jokainen Liittyvä viranomainen tahollaan
  • Tarpeeseen liittyvien määrittelyjen (sis. palvelumuotoilun ja arkkitehtuurin) kustannukset jaetaan hankkeen ja Liittyvän viranomaisen kesken
  • Toteutustyön kustannuksista vastaa hanke, kun työ tehdään olemassa olevaan palvelualustaan. Mikäli alustaan joudutaan tekemään merkittäviä muutoksia tai lisäyksiä, sovitaan näiden rahoituksesta erikseen liittyvän viranomaisen kanssa
  • Järjestelmäintegraatioiden toteutustyön kustannukset rahoittaa liittyvä viranomainen. Luvat ja valvonta -palvelussa on toteutettu valmiiksi määritellyt rajapinnat, joita hyödyntäen järjestelmäintegraatio voidaan toteuttaa. Rajapintojen liittymistuen rahoittamisesta vastaa Luvat ja valvonta -palvelu
  • Liittyvät viranomaisetvastaavat omien muutostarpeiden toteuttamisesta ja rahoittavat näistä syntyvät kustannukset kukin omalla tahollaan. Luvat ja valvonta -hanke tukee liittyvien viranomaisten muutoksia erilaisin tukimateriaalein (mm. tukisivut ja muutostyökalut) ja myös antaa asiantuntija-apua Luvat ja valvonta -palvelun käyttöönottoon. Näiden tukipalvelujen rahoittamisesta vastaa Luvat ja valvonta -palvelu.

Luvat ja valvonta -palvelun kehittämiseen liittyvät rahoituksen periaatteet saattavat muuttua ja tästä päättää palvelun omistaja.

2.6.3 Palvelun käyttöönotto

Palvelun käyttöönoton osalta liittyvä viranomainen vastaa omien kustannuksien rahoituksesta. Mikäli liittyvä viranomainen valitsee liittymistyypiksi järjestelmäintegraation, rahoittaa tämä järjestelmäintegraatioon liittyvät kustannukset kokonaisuudessaan itse. Luvat ja valvonta -palvelussa on toteutettu valmiiksi määritellyt rajapinnat, joita hyödyntäen järjestelmäintegraatio voidaan toteuttaa. Rajapintojen liittymistuen rahoittamisesta vastaa hanke.

2.6.4 Jatkuvat palvelut

Palvelun omistaja vastaa Luvat ja valvonta -palvelun jatkuvien palveluiden (palvelutuotanto) rahoituksen järjestämisestä. Palvelun ehtojen muutoksella palvelun omistajalla on mahdollisuus veloittaa palveluun liittyneiltä viranomaisilta palvelumaksuja. Koska edellä mainitun kaltainen muutos on palvelun käyttäville viranomaisille merkittävä, sovitaan palvelumaksuihin liittyvistä muutoksista aina ohjausryhmässä. Tällä hetkellä palvelusta ei peritä maksuja.

2.6.5 Liittyvät yhteiskäyttöiset palvelut

Liittyvillä yhteiskäyttöisillä palveluilla mahdollistetaan asiakkaiden ja liittyvien viranomaisten Luvat ja valvonta -palvelun käyttö. Näitä palveluja ovat mm. Suomi.fi-palvelut ja Virtu-palvelu. Liittyvien yhteiskäyttöisten palveluiden osalta kukin osapuoli rahoittaa syntyvät kustannukset tahoillaan. Liittyvät yhteiskäyttöiset palvelut on määritelty ”Palvelukuvaus”-asiakirjassa.

2.7 Viestintä

Luvat ja valvonta -palvelun viestinnästä vastaa palvelun omistaja. Hankevaiheessa palvelun viestintää koordinoi Luvat ja valvonta -hanke. Palveluun liitettyjen eri toimialojen asiointien osalta kukin viranomainen viestii omien lupa- ja valvonta-asiointiensa sisällöstä.

2.8 Säädösmuutokset

Säädösmuutokset voivat aiheuttaa muutostarpeita Luvat ja valvonta -palveluun. Kun lainsäädäntöä muutetaan, tulee palveluun liittyneiden ja lain valmistelussa mukana olevien viranomaisten ottaa valmistelussa huomioon Luvat ja valvonta -palvelu niiltä osin, ettei tulevilla säädösmuutoksilla hankaloiteta kohtuuttomasti Luvat ja valvonta -palvelua ja siihen liittyneitä viranomaisia. Alla olevassa taulukossa on kuvattuna, miten säädösmuutoksien kanssa tulee menetellä.

Palvelua
koskeva asia

Vastuuorganisaatio(t) /

toimija(t)

Toimijan vastuu asiassa

Säädösmuutoksen valmistelu

Vastuuministeriö

Vastuuministeriön vastuu on huolehtia säädösvalmistelussa siitä, että Luvat ja valvonta -palvelussa tarjolla oleviin lupiin liittyvät muutosvaikutukset huomioidaan valmistelussa (mm. toiminnalliset-, tekniset- ja kustannusvaikutukset).

Suunnitteilla olevista muutoksista ja niiden vaikutuksista on informoitava Luvat ja valvonta -palvelun omistajaa, jotta muutosten vaikutukset kyetään huomioimaan palvelukerroksen kehittämisessä (aikataulu, resurssit, kustannukset)

Säädösmuutoksesta aiheutuvien kustannuksien rahoitus

Vastuuministeriö

Vastuuministeriö vastaa siitä, että säädösvalmistelussa huomioidaan muutosten kustannusvaikutukset Luvat ja valvonta -palveluun ja sen sisältämiin asiointeihin ja niiden toiminnallisuuksiin. Vastuuministeriö arvio tulevat muutokset yhteistyössä palvelun omistajan kanssa ja budjetoi kustannukset osana säädösvalmistelua

Säädösmuutoksesta aiheutuneet muutostyöt

Vastuuministeriö, muutoksen kohteena olevat toimijat ja LV-palvelu

Säädösmuutoksesta aiheutunut muutostarve ja siihen liittyvä kehittäminen (suunnittelu ja toteutus) tehdään yhteistyönä vastuuministeriön, muutoksen kohteena olevien toimijoiden ja Luvat ja valvonta -palvelun kesken. Kehittämissuunnitelmat hyväksyy Palvelun ohjausryhmä