Ennen prosessin laajempaa käynnistämistä viranomaisen tulee sopia vastuuhenkilöt palvelukerroksen tekniselle käyttöönotolle sekä toimintatapojen muutoksen toteuttamiselle. Se, mitä rooleja työhön tarvitaan, riippuu muun muassa siitä, minkäkokoinen liittyvä organisaatio on ja minkälainen muutos on kyseessä: kevytasioinnin kautta tapahtuva liittyminen edellyttää huomattavasti kevyempää organisoitumista, kuin uuden, kompleksisen palvelukokonaisuuden yhteiskehittäminen palvelukerrokseen.

Sitoutuneen johto- tai ohjausryhmän ja esimerkiksi tietohallintoa edustavien teknisten asiantuntijoiden lisäksi on varsinkin suuritöisemmissä liittymisissä hyvä harkita esimerkiksi erillisen projektipäällikön ja muutosagenttien roolia. Lisäksi on hyvä sopia, kuka vastaa esimerkiksi viestinnän ja koulutusten toteutuksesta tai operatiivisten muutosten suunnittelusta. Myös palvelukerroksen yhteiseen kehittämiseen osallistumisesta sekä kumppaniverkostossa toimimisesta tulee sopia tässä vaiheessa.

Organisoitumisen tarkoituksena on varmistaa, että päätökset ja linjaukset tehdään oikealla tasolla ja että operatiivisella tasolla muutoksen toteuttaminen sujuu luontevasti. Muutosagenteilla ei tule olla vastuullaan sellaista päätöksentekoa, joka on ristiriidassa heidän asemaansa organisaatiossa. Sujuvan käyttöönoton turvaamiseksi työhön tulisi voida vapauttaa riittävästi aikaa.

Milloin organisoituminen tehdään?

Roolit ja vastuut, päätöksentekovaltuudet, työhön käytettävissä oleva aika ja työtavat tulee sopia varhaisessa vaiheessa ennen muutosprosessin käynnistämistä.

Keitä organisoitumiseen osallistuu?

Viranomainen voi päättää rooleista omien prosessiensa mukaisesti. Erityisesti muutosagentin roolin tulisi kuitenkin perustua vapaaehtoisuuteen ja yhteiseen päätökseen. Näin taataan avainhenkilöiden sitoutuminen muutokseen, mikä puolestaan edesauttaa muutoksen läpivientiä kokonaisuudessaan.