Seminaari 10.5.2019
Marina Congress Center

Miten pärjäämme muutoksessa?

Palvelukerroksen käyttöönotto tuo isoja muutoksia viranomaisten työskentelytapoihin. Sitowise Oy:n osastopäällikkö Aino Ikäheimo kertoi, miten toimintatapamuutoksen tukitoimia suunnitellaan ja toteutetaan.

Puheenvuoronsa aluksi Ikäheimo hahmotteli, mitä kaikkea muutosprosessissa ollaan tekemässä ja miksi tukea tarvitaan. Luvat ja valvonta -hankkeessa rakennettu asiakaslähtöisen kehittämisen malli antaa näkökulman koko toimintatapamuutokselle.

– Yhtenäinen palvelukokonaisuus asiakkaan suuntaan on punainen lanka niin teknisessä kehityksessä kuin toimintatapamuutoksessa, Ikäheimo painotti.

Ikäheimon mielestä on hienoa, että virastot olleet mukana hankkeessa jo vuosien ajan.

– He ovat voineet tuoda kehitykseen omat näkemyksensä, mikä tekee muutoksesta helpompaa ja antaa sille erinomaiset lähtökohdat.

Palvelukerrokseen liittyminen tuo merkittäviä muutoksia lupakäsittelyyn sekä viranomaisten toimintatapoihin ja -⁠ympäristöön.

– Ei voida puhua vain uudesta tietojärjestelmästä, vaan itse työnteko muuttuu. Muutoksessa tarvitaan muun muassa koulutusta ja viestintää. Siinä me tuemme, Ikäheimo sanoi.

Muutosagentit sitouttavat virastojen henkilöstöä

Edessä on käyttöönottojen ja integraatioiden vaihe, jossa teknisten järjestelmien käyttöönotto siirtyy toiminnalliselle tasolle. Viranomaiset tulevat tekemään enemmän yhteistyötä keskenään.

Muutosagentit ovat tärkeitä henkilöitä toimintatapamuutoksen kanavoimisessa virastojen arkeen. Jokaiselle virastolle on nimetty oma muutosagentti ja he ovat mukana kehittämässä tukikonseptia.

– Muutoksen tuki suunnitellaan yhdessä virastojen kanssa, sitä ei tuupata ylhäältä, Ikäheimo korostaa.

Ikäheimo myös muistutti, että palvelukerros tulee vaatimaan jatkokehittämistä esimerkiksi lainsäädännön muutosten myötä. Näissä tilanteissa virastojen sitoutuminen yhteiseen järjestelmään ja sen kehittämiseen on ensiarvoisen tärkeää.

Muutoskartta ohjaa perille

Millaista toimintatapamuutoksen tuki voi olla käytännössä? Toimenpiteitä ei vielä ole päätetty, mutta Ikäheimo antoi muutaman esimerkin.

Kaikki lähtee muutostarpeen analysoinnista ja muutoskartan piirtämisestä. Monitoimijaympäristöön siirtymisessä on tärkeää huomioida jokainen käyttäjäryhmä. Muutoksen läpiviemiseksi on suunniteltava virastokohtaiset aikataulut ja mietittävä resurssit sekä koulutus- ja viestintätarpeet.

Toimintatapamuutoksen tuen konsepti suunnitellaan teollisuuden muutoslupahakemuksen kautta. Pilotoinnin jälkeen konsepti yleistetään myös muihin palvelukokonaisuuksiin.

– Muutos tapahtuu virastojen operatiivisessa toiminnassa, ja Luvat ja valvonta -hanke antaa tuen muutokselle. AVI:t ja Tukes ovat ensimmäisessä vaiheessa keskeisessä roolissa. Konseptin yleistyessä konsultoimme myös muita virastoja, Ikäheimo kuvaili.

Muutostuen projekti lähti käyntiin toukokuun alussa kick off -tilaisuudella, jossa myös muutosagentit olivat mukana. Pilotointivaihe koittaa alkusyksyllä ja yleinen toimintatapamuutoksen konsepti valmistuu loppusyksystä.

– Yhteinen työskentely on tärkeää. Siinä tehdään pohjatyötä, jolla varmistetaan, että kaikki osapuolet virastoissa tulevat kuulluksi, Ikäheimo korosti.

Katso Aino Ikäheimon esitys:

Tutustu esitysmateriaaliin (pdf):

Miten pärjäämme muutoksessa?