Den implementerande myndighetens interna och externa kommunikation beh\u00f6vs f\u00f6r att alla intressentgrupper ska f\u00f6rst\u00e5 m\u00e5len f\u00f6r inf\u00f6randet av tj\u00e4nsten: vad handlar f\u00f6r\u00e4ndringen om, vad efterstr\u00e4vas med den och varf\u00f6r. S\u00e4rskilt vid omfattande inf\u00f6rande rekommenderas att en kommunikationsplan utarbetas som st\u00f6d f\u00f6r kommunikationen. N\u00e4r kommunikationen planeras och i sj\u00e4lva kommunikationen ska organisationens kommunikationsanvisningar beaktas.<\/p>\n
I kommunikationsplanen ske skedena f\u00f6r inf\u00f6randet och de intressentgrupper som beh\u00f6ver f\u00e5 information beaktas. Intressentgrupper \u00e4r bl.a. personalen vid den implementerande myndigheten, kunderna (tillst\u00e5ndss\u00f6kande) och andra myndigheter som verkar inom samma omr\u00e5de och som bereder sina egna inf\u00f6randen.<\/p>\n
Vid behov kan gemensamma k\u00e4rnmeddelanden utarbetas f\u00f6r de centrala intressentgrupperna. Vid behov ska kommunikationen riktas: vilken information beh\u00f6ver olika intressentgrupper och n\u00e4r. Kommunikationen f\u00f6ruts\u00e4tter upprepning. En lyckad kommunikation borde inte bara vara informativ, utan ocks\u00e5 inkluderande och interaktiv.\u200b<\/p>\n
Kommunikationsplanen utarbetas n\u00e4r genomf\u00f6randeplanen \u00e4r klar och hela f\u00f6r\u00e4ndringens omfattning och konsekvenser f\u00f6r intressentgrupperna \u00e4r klara.\u200b Kommunikationen enligt kommunikationsplanen ska genomf\u00f6ras under hela inf\u00f6randet, \u00e4ven under den intensifierade uppf\u00f6ljningen efter inf\u00f6randet.<\/p>\n
Om inf\u00f6randet av tj\u00e4nsten Tillst\u00e5nd och tillsyn inte f\u00f6ruts\u00e4tter en omfattande f\u00f6r\u00e4ndring kan kommunikationen vara mer begr\u00e4nsad och en kommunikationsplan beh\u00f6vs inte n\u00f6dv\u00e4ndigtvis. Kommunikationen om ibruktagandet ska anpassas till organisationens egna anvisningar.<\/p>\n
Ansvaret f\u00f6r utarbetandet av en kommunikationsplan och f\u00f6r kommunikationen enligt planen kan ligga hos den instans som vanligtvis ansvarar f\u00f6r uppgiften i myndighetens organisation. I en st\u00f6rre organisation kan kommunikationsavdelningen hj\u00e4lpa till med uppgifterna, men \u00e4ven till exempel projektchefen f\u00f6r inf\u00f6randet eller de personer som resurserats f\u00f6r att st\u00f6da projektet kan ansvara f\u00f6r \u00e5tminstone organisationens interna kommunikation. Det \u00e4r bra att granska och godk\u00e4nna kommunikationsplanen i enlighet med myndighetens normala godk\u00e4nnandef\u00f6rfarande.<\/p>\n
Kommunikationen st\u00e5r i fokus i synnerhet i inf\u00f6randeskedet. F\u00f6r att verksamheten ska l\u00f6pa smidigt \u00e4r det av st\u00f6rsta vikt att de akt\u00f6rer inom organisationen som deltar i inf\u00f6randet \u00e4r medvetna om hur inf\u00f6randet framskrider. Kommunikationens betydelse framh\u00e4vs om man blir tvungen att avvika fr\u00e5n den avsedda planen.<\/p>\n
F\u00f6rst l\u00f6nar det sig att gruppera intressentgrupperna och den implementerande personalen enligt roller: tj\u00e4nsteinnehavare som behandlar \u00e4renden, fullmaktshantering, st\u00f6d f\u00f6r inf\u00f6randet, systemansvariga (e-tj\u00e4nster, Suomi.fi-tj\u00e4nster), ledning, osv. Rollerna varierar enligt inf\u00f6randets omfattning och strukturerna i den organisation som inf\u00f6r tj\u00e4nsterna. Beakta ocks\u00e5 eventuella kommunikationsbehov utanf\u00f6r organisationen i rollf\u00f6rdelningen.<\/p>\n
F\u00f6r rollerna planeras p\u00e5 f\u00f6rhand vad de ska informeras om och vilka situationer som orsakar kommunikationsbehov. Det l\u00f6nar sig att bygga upp en matris \u00f6ver rollerna och kommunikationsobjekten (objekt, situationer) d\u00e4r man snabbt kan se behovet av kommunikation i olika situationer.<\/p>\n
Ut\u00f6ver matriserna l\u00f6nar det sig att utarbeta effektiva meddelandemallar f\u00f6r de mest centrala situationerna (mallar f\u00f6r inneh\u00e5ll), varvid man f\u00e5r effektivitet i kritisk kommunikation: ut\u00f6ver snabbheten \u00e4r inneh\u00e5llet i meddelandena utarbetat p\u00e5 f\u00f6rhand. I kommunikationen l\u00f6nar det sig i f\u00f6rsta hand att st\u00f6da sig p\u00e5 organisationens kommunikation samt dess anvisningar och verktyg.<\/p>\n
Slutresultatet av inf\u00f6randet syns f\u00f6r kunderna (de tillst\u00e5ndss\u00f6kande) som en ny servicekanal: de myndighetstillst\u00e5nd som inf\u00f6rts kan s\u00f6kas via tj\u00e4nsten Tillst\u00e5nd och tillsyn. N\u00e4r ibruktagandet har slutf\u00f6rts framg\u00e5ngsrikt och den nya servicekanalen \u00e4r i bruk informeras kunderna (den som ans\u00f6ker om tillst\u00e5nd) om detta via myndighetens kundkommunikationskanaler, s\u00e5som myndighetens infosidor. Samtidigt publiceras den planerade kundhandledningen, med vars hj\u00e4lp kunderna h\u00e4nvisas till en servicekanal som motsvarar deras behov.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Den implementerande myndighetens interna och externa kommunikation beh\u00f6vs f\u00f6r att alla intressentgrupper ska f\u00f6rst\u00e5 m\u00e5len f\u00f6r inf\u00f6randet av tj\u00e4nsten: vad handlar f\u00f6r\u00e4ndringen om, vad efterstr\u00e4vas med den och varf\u00f6r. S\u00e4rskilt vid omfattande inf\u00f6rande rekommenderas att en kommunikationsplan utarbetas som st\u00f6d f\u00f6r kommunikationen. N\u00e4r kommunikationen planeras och i sj\u00e4lva kommunikationen ska organisationens kommunikationsanvisningar beaktas. I kommunikationsplanen […]<\/p>\n","protected":false},"author":14,"featured_media":0,"parent":7862,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"class_list":["post-7865","page","type-page","status-publish","hentry"],"acf":{"ai_extra_content":"","ai_instructions":"","ai_hidden_page":false},"yoast_head":"\n