Hyppää sisältöön

Kevytasiointi


Kevytasiointi on tarkoitettu asioinneille, joissa viranomaisella ei ole tarjolla sähköistä asiankäsittelyjärjestelmää asiakkaalle. Asiakkaiden lupa- ja valvontahakemukset otetaan vastaa sähköpostitse, paperi-, PDF-, nettilomakkeella tai muulla ei sähköisellä tavalla. Tällöin Luvat ja valvonta -palvelun kevytasiointilomakkeet korvaavat edellä mainitut perinteiset tavat asiakkaiden hakemuksien vastaanottamiseksi.

Soveltuvuus

Palvelun kevytasiointi soveltuu parhaiten sellaisten asiointien käyttötapauksiin, joissa:

  • viranomaisella ei ole asioinnin osalta asiakkaalle tarjolla sähköistä asiointipalvelua tai -järjestelmää
  • asiointiin liittyviä hakemuksia tulee harvoin ja vähäisiä määriä
  • asiointi on sisällöltään yksikertainen ja sisältää esim. pelkästään vapaamuotoisen liitteen, joka ovat helposti siirrettävissä käsin asianhallintaan
  • asioinnin tietojen siirto asianhallintaan on virkailijan toimesta perusteltua
  • asia on niin yksikertainen / vähävaiheinen, ettei se edellytä asioinnin sähköistä prosessiohjausta
  • tarvittavan sähköisen tiedonvälityksen kustannukset eivät ole perusteltavissa
  • liitostapa toimii väliaikaisena ratkaisuna ennen sähköistä tiedonvälitystä

Kevytasioinnin automatisointi

Joidenkin asiointien kohdalla on mahdollista automatisoida kevytasioinnin tietojen vienti Luvat ja valvonta -palvelusta viranomaisen asianhalllintaan. Automatisointi voidaan toteuttaa ohjelmistorobotiikan avulla viranomaisen omassa prosessissa. Toteutuksesta vastaa viranomainen ja tarvittaessa Luvat ja valvota -palvelusta saa tukea. Lisätietoa kevytasioinnin automatisoinnista ja siihen liittyvästä tuesta saa osoitteesta luvatjavalvonta.tem(at)gov.fi.

Huomioitavat asiat

Seuraavat asiat (ainakin) tulee ottaa huomioon kevytasioinnin hyödyntämistä harkittaessa

  • asiointimäärä – kuinka paljon viranomainen saa asiointiin liittyviä hakemuksia. Kevytasiointi sopii parhaiten asiointeihin, joissa käsittelymäärät ovat henkilötyötä ajatellen kohtuullisia
  • asioinnin sisältö – kuinka paljon tietoa yksittäisestä asioinnista siirretään
  • tiedon oikeellisuuden säilyminen siirrettäessä (inhimilliset virheet) ja tämän kriittisyys 
  • saavutettavat hyödyt (mm. työmäärän väheneminen)
  • kustannusvaikutus

Luvat ja valvonta -palvelussa tarjolla olevat kevytasioinnit viranomaisittain löydät täältä.

Huom!

Käyttöönottovalmiita kevytasiointeja on tarjolla vain kunnille, pelastuslaitoksille, sairaanhoitopiireille, poliisilaitoksille ja hyvinvointialueille. Valtion virastot ja laitokset määrittelevät aina omat viranomaiskohtaiset asioinnit ennen niiden käyttöönottoa.