Följ upp och styr
I uppföljningsstadiet följer man upp serviceprocessen i myndighetsorganisationen och vid behov vidtar man korrigerande åtgärder. Den förnyade processens funktioner och personalens aktiviteter bör följas upp och stödas effektiviserat under minst två till fyra veckor. Därefter kan man övergå till normal serviceproduktion. Före det gäller det dock att säkerställa att alla faktorer i serviceprocessen fungerar enligt kraven.
Observation av avvikelser
Avvikelser upptäcks lättast genom uppföljning av indikatorerna för serviceprocessen:
- Servicevolymer: hur de utvecklas efter införandet av den nya processen
- Förändringar i handläggningstiderna
Om det till exempel sker betydande förändringar i servicevolymerna kan det innebära att ärendena inte överförs från tjänsten Tillstånd och tillsyn till myndighetens tjänster eller att ärendena inte utlöser aviseringar till myndigheten.
De vanligaste avvikelserna och konsekvenserna beskrivs i anvisningarna om hantering av avvikelser längst ner på denna sida.
Checklista över uppgifter och verktyg
Uppgifter i stadiet
Den mest heltäckande listan över uppgifter vid uppföljningen finns i den införandeplan som organisationen upprättat. Uppgifter som åtminstone måste vara slutförda innan man går vidare till nästa steg har sammanställts här.
- följ effektiviserat upp serviceprocessen under minst 2–4 veckor från införandet
- registrera avvikelserna och vidta nödvändiga åtgärder
- informera om avvikelserna och de korrigerande åtgärderna
- överför uppföljningen och styrningen av serviceprocessen till organisationens servicehantering
Instruktioner och verktyg för stadiet
