Utred
I utredningsstadiet utreder myndigheten
- vilka av myndighets tillstånds- och tillsynsärenden som tillhandahålls för kunder i tjänsten Tillstånd och tillsyn (införandets omfattning)
- fördelarna med och kostnaderna för de valda anslutningssätten för tjänsterna och jämförelse av olika alternativ
- valfria egenskaper hos tjänster som införs
- Viktigt – bedöm behovet av förändringar i din organisation: konsekvenser av införandet för serviceprocesser, personalens uppgifter och instruktioner samt system
En välgjord utredning säkerställer förutsättningarna för ett framgångsrikt införande och minskar risken för obehagliga överraskningar följande stadier för införandet.
I utredningen utvärderar myndigheten tjänsten Tillstånd och tillsyn och den nya serviceprocessens konsekvenser för de egna processerna och organisationen på strategisk, funktionell och teknisk nivå. Vid införandet av tjänsten Tillstånd och tillsyn som en servicehelhet som flera myndigheter använder ska myndigheten ta hänsyn till kundorientering och beredskap för samarbete mellan myndigheter i den egna verksamheten. Detta möjliggör smidig service för kunderna.
Observationer och förutsättningar
Införandet av tjänsten medför frågor som myndigheten ska ta hänsyn till vid införandet av tjänsten. En anvisning om observationer och förutsättningar finns nere på denna sida.
Tillhandahållande av service
Utredningen börjar med en genomgång av myndighetens tillståndstjänster, kundbehov och serviceutbudet i tjänsten Tillstånd och tillsyn – vilka ärenden i tjänsten Tillstånd och tillsyn som myndigheten inför. Utredningen baserar sig på valet av tjänster.
Anslutningssätt för tjänster
Anslutningssätt ska väljas för varje vald tjänst. Vid valet ska anslutningssättets lämplighet och förutsättningar bedömas. Ytterligare information finns i avsnittet om tjänstens anslutningssätt.
Myndigheten kan ansluta sig, ändra befintliga anslutningar eller koppla bort sina tjänster efter eget behov. Anslutningar, ändringar av anslutningar och bortkopplingar ska göras enligt servicelöftet och -nivåerna i servicebeskrivningen av hanteringsmodellen.
Uppskattning av ändringsbehov
Efter valet av tjänster och anslutningssätt kan konsekvenserna för myndighetens serviceprocesser, personalens arbete, verktyg, kompetens, utbildningsbehov, samarbete mellan myndigheter och aktuella tjänster eller system uppskattas. Ur dessa uppskattningar sammanställs en lista över myndighetens behov av förändringar: Vad måste förändras så att tjänstens Tillstånd och tillsyn valda tjänster inklusive anslutningssätt kan användas.
Preliminär plan
Därefter konverteras förändringsbehoven till genomförbara uppgiftshelheter utifrån vilka det är möjligt att uppskatta de resurser, den tid och de interna och externa kostnaderna som behövs för uppgifterna. Samtidigt skapas en preliminär plan för införandet.
Kostnads-nyttoanalys
Det rekommenderas att myndigheten gör en kostnads-/nyttoanalys, som jämför konsekvenserna av anslutningsätten och förändringsalternativen för nyttan och kostnaderna. Detta möjliggör beslut baserat på information och bidrar till förändringens transparens inom organisationen.
Gör en utredning som stöder din organisations beslutsfattande.
Checklista över uppgifter och verktyg
Uppgifter i stadiet
- Gå igenom Tjänstens servceutbud för myndigheter
- Utvärdera tjänstens valmöjligheter
- Välj tjänster som du vill erbjuda kunden via tjänsten
- Välj anslutningssätt för de valda tjänsterna – stöd för utvärderingen och valet finns här
- Utred alternativen för att logga in i tjänsten – här ser du inloggningsalternativen för tjänsten Tillstånd och tillsyn
- Bedöm konsekvenserna av valen för din organisation
- för serviceprocesser relaterade till ärenden
- för samarbete mellan myndigheter (inom samma servicehelhet)
- för personalens arbete, kompetens och utbildningsbehov samt arbetsredskap
- för e-tjänster eller system (t.ex. elektronisk dataöverföring/integration)
- Gör en lista över de uppskattade förändringsbehoven, där behoven har omvandlats till motsvarande uppgiftshelheter (Vad måste göras för att nödvändiga förändringar ska kunna genomföras?)
- Uppskatta resurserna, arbetsmängden och tiden samt kostnaderna som behövs för att genomföra uppgiftshelheterna
- Uppskatta det ömsesidiga beroendet av uppgiftshelheterna och bilda en uppfattning om deras logiska ordningsföljd
- Gör en preliminär plan för införande av uppgiftshelheterna, de uppskattade resurserna och uppgifternas längd
- Analysera olika lösningars fördelar och kostnader (kostnads/nyttoanalysverktyget finns bland länkarna på denna sida). Tänk efter om en metod eller process kan effektiviseras eller om samarbetet och informationsutbytet mellan myndigheter kunde förbättras.
- Beakta riskerna relaterade till införandet och gör upp en lista över dem. Uppskatta betydelsen av riskerna (sannolikhet, konsekvenser) tillsammans med parter relaterade till genomförandet
- Kom till slut med ett beslutsförslag om att gå med i tjänsten Tillstånd och tillsyn
