Hoppa till innehåll

Utred och planera

I utrednings- och planeringsskedet bekantar sig den införande organisationen med tjänsten Tillstånd och tillsyn och dess utbud, gör nödvändiga serviceval och -beslut med tanke på införandet samt planerar genomförandet av införandehelheten.

Bekanta dig med ekosystemet…

Det är bra att börja införandet genom att sätta sig in i hur ekosystemet för tillstånd och tillsyn fungerar

…och kraven för införandet

I videon nedan beskrivs i korthet uppgifterna och förutsättningarna för att införa tjänsten Tillstånd och tillsyn:

Utred

  • vilka tillståndstjänster kommunen för närvarande erbjuder sina kunder och vilka av dessa tjänster som kan erbjudas via tjänsten Tillstånd och tillsyn. De ärenden som ska införas i tjänsten Tillstånd och tillsyn hittar du här.
  • via vilka servicekanaler kommunen för närvarande erbjuder dessa tjänster:
    • prioriteringarna i e-tjänsten (egen eller gemensam tjänst) eller
    • via traditionella kanaler (kommunens e-post, ämbetsverkets servicedisk, pappersblanketter osv.).
    • Tillståndstjänsternas nuvarande kanaler bestämmer hur den kommunala tillståndsmyndighetens e-tjänst kan anslutas till tjänsten Tillstånd och tillsyn. Information om tjänsternas anslutningssätt hittar du här.

Välj

Som stöd för beslutsfattandet rekommenderas att man gör upp en förteckning över de ärenden som föreslås tas i bruk. Med tanke på beslutsfattandet ska förteckningen utöver ärendena även innehålla information om anslutningssättet, de arbeten jämte eventuella kostnader som anslutningssättet kräver, samt planeringen av kundhandledningen.

Planera

Vid planeringen ska organisationens verksamhetssätt och anvisningar beaktas när införandet planeras. Det lönar sig för organisationen att göra upp planen i två faser:

  • en plan på högre nivå för beslutsfattandet och
  • en egentlig detaljerad genomförandeplan för införandet efter att beslutet fattats

Planering för beslutsfattande

I detta skede samlar man in information och en plan på högre nivå skapas som grund för beslutsförslaget. Vid beredningen av beslutsförslaget är det skäl att följa organisationens anvisningar och seder. Allmänt taget bör i beslutsförslaget ingå

  • Motivering till behovet av förändring – varför gör man införandet? Till exempel: man gör det möjligt för kunderna att uträtta ärenden elektroniskt på ett och samma ställe och ger myndigheterna bättre synlighet för hela kundprojektet.
  • Införandehelheten för tjänsten Tillstånd och tillsyn: i förslaget antecknas tillståndsärendena och deras anslutningssätt samt vilka konsekvenser den kommande förändringen har för serviceprocesserna, personalen och systemen
  • resurser och kostnader som behövs för förändringen

Besluta

Gör en framställning om införande i enlighet med kommunens förvaltningspraxis och utnyttja planeringsmaterialet. När beslutet har fattats kan förberedelserna för införandet inledas.

Genomförandeplan för införande

När beslutet om införande har fattats rekommenderas att det uppgjorda materialet preciseras till en införandeplan enligt följande:

  • ändringsobjekten preciseras på uppgiftsnivå så att den kommande planen beaktar eventuella processändringar för varje valt ärende och hur förändringen påverkar organisationens processer, människor och system ärendespecifikt
  • Resursfördelning: vem (hurdan kompetens) ska delta i införandet
  • Kommunikation: vad, hur och vem ska man informera om förändringen. Här hittar du anvisningar för planering av kommunikation
  • Utbildningar: utbildningar för personalen enligt den nya serviceprocessen
  • Vi har utarbetat anvisningar som stöd för planeringen – du hittar dem här.

Att beakta

Tid som reserveras för införandet

Beroende på hur omfattande införandet är rekommenderas att man reserverar minst 6–8 veckor kalendertid för det. Vid mer omfattande ibruktaganden, där man till exempel gör ändringar i systemen och utbildar flera personalgrupper, är ibruktagningstiden längre.

Tillbaka