Ändringar i serviceprocessen
Ekosystem
När en myndighets tjänst ansluts till tjänsten Tillstånd och tillsyn blir myndighetens tjänst en funktionell del av hela ekosystemet Tillstånd och tillsyn. Då genomförs den service som kunden får i samarbete mellan flera självständiga aktörer i enlighet med bilden ovan. Då förändras också myndighetens nuvarande serviceprocess till vissa delar. Förändringen ska beaktas när myndigheten inför tjänsten, så att tjänsten fungerar för kunden och serviceprocessen för fungerar för myndigheten i enlighet med sitt syfte.
Läs mer om ekosystemet Tillstånd och tillsyn här.
Förändringen för kunden
I ekosystemet ändras startpunkten för kundens process från flera e-tjänster hos olika myndigheter till tjänsten
Tillstånd och tillsyn enligt principen om en lucka. Detta förutsätter att myndigheten hänvisar kunden till tjänsten Tillstånd och tillsyn.
Handledning av kunden
När myndigheten inför tjänsten görs kundhandledningen enligt kundens behov. I handledningen är det bra att identifiera när det lönar sig att hänvisa kunden till tjänsten Tillstånd och tillsyn och när det lönar sig att hänvisa direkt till myndighetens egen e-tjänst.
Vanligtvis har en kund som hänvisas till tjänsten Tillstånd och tillsyn ett projekt, vars tillståndsbehov gäller flera olika myndigheter. Man talar om kundprojekt med flera tillstånd. Ett exempel på ett kundprojekt med flera tillstånd är ett produktionsprojekt för förnybar energi eller ordnande av ett evenemang.
Hänvisning till tjänsten Tillstånd och tillsyn
Kundhandledningen genomförs i myndighetens befintliga informationskanaler: t.ex. myndighetens webbplats och Suomi.fi-servicedatalagret. Kunden hittar effektivt rätt kanal i informationskällor som är bekanta sedan tidigare.
En väl genomförd kundhandledning kräver planering och kännedom om informationskanalerna. I genomförandet ska man fästa uppmärksamhet vid bl.a. hur informationen fungerar och i fråga om Suomi.fi-servicedatalagret vid fungerande servicekanalbeskrivningar för tillstånd och andra förfaranden.
Exempel
- Kundanvisning för evenemangsarrangörer på Tammerfors infosidor
- Arbets- och näringsministeriets servicekanalbeskrivning i Suomi.fi-servicedatalagret
Kunden i tjänsten Tillstånd och tillsyn
Kunden kartlägger sitt tillståndsbehov, ansöker om nödvändiga tillstånd (eller inleder andra myndighetsförfaranden) samt följer upp hur ansökningarna framskrider. I tjänsten Tillstånd och tillsyn samlas gemensamma uppgifter (bl.a. kunduppgifter) in om alla tillstånd och förfaranden som söks, varefter
- kunden och de insamlade uppgifterna förmedlas till myndighetens e-tjänst. Förutsättningen är att den e-tjänst som myndigheten använder ska vara ansluten till tjänsten Tillstånd och tillsyn via Suomi.fi-informationsleden (gränssnittsgenomförande) ELLER
- så fyller kunden i blanketten Förenklad e-tjänst i tjänsten Tillstånd och tillsyn, där myndigheten hämtar uppgifterna. Detta är ett alternativ om myndigheten inte använder sig av e-tjänst.
Behandling, komplettering och beslut i ett ärende i ekosystemet
Kundens ansökningar behandlas alltid i myndighetens ärendehantering enligt denna anvisning. Om det finns behov av att komplettera kundens ansökan görs kompletteringarna i den e-tjänst som myndigheten använder: myndighetens egen externa tjänst eller tjänsten Förenklad e-tjänst i tjänsten Tillstånd och tillsyn. Besluten ges till kunden från myndighetens ärendehantering, även om beslutet dessutom kan delges t.ex. andra myndigheter för kännedom i tjänsten Tillstånd och tillsyn.
Elektronisk ärendehantering
Ur myndighetsperspektiv ändras inte ärendehandläggarens process om myndigheten använder den nuvarande e-tjänsten.
Förenklad e-tjänst
Om myndighetens traditionella servicekanal (e-post, pappersblankett eller servicepunkt) ändras till elektronisk vid införandet genom att utnyttja lösningen Förenklad e-tjänst i tjänsten Tillstånd och tillsyn, ändras ärendets handläggares process enligt följande:
- information om den nya ansökan skickas per e-post till myndigheten till den adress som myndigheten har fastställt
- e-postmeddelandet innehåller en länk till ansökan i tjänsten Tillstånd och tillsyn. För att få tillgång till ansökan krävs inloggning i tjänsten Tillstånd och tillsyn som myndighet i tjänstens myndighetsgränssnitt (länken styr till rätt plats)
- den person som handlägger ärendet antecknar sig som handläggare av ansökan i tjänsten Tillstånd och tillsyn och överför uppgifterna från ansökan till myndighetens ärendehantering
- i varje skede av handläggningen ändrar ärendets handläggare handläggningens status i tjänsten Tillstånd och tillsyn
- det finns flera alternativ för statusinformation för olika behov som beskriver hur handläggningen framskrider i tjänsten
- före handläggningen har ärendet statusen “ej påbörjat”
- handläggningen omfattar i allmänhet tre skeden: “under behandling”, “tilläggsuppgifter behövs”, “godkänd”
- det finns flera alternativ för det sista skedet av handläggningen som finns i tjänsten under punkten där statusändringar görs
- ansökan har behandlats i tjänsten Tillstånd och tillsyn när ärendet har fått en anteckning i det sista skedet
- Observera att den egentliga myndighetsbehandlingen av ansökan görs i myndighetens ärendehantering – inte i tjänsten Tillstånd och tillsyn
Uppföljning av kundens projekt
Alla myndigheter som beviljar kunden tillstånd för projektet ser tillståndshelheten i den gemensamma vyn för tjänsten Tillstånd och tillsyn. I fråga om enskilda tillståndsansökningar ser myndigheterna uppgifter enligt följande:
- Innehållet i ansökan syns när
- kunden har skickat ansökan eller
- kunden har markerat den pågående ansökan som synlig för myndigheterna
- Utgångspunkten är att alla ansökningar och uppgifterna i dem och diskussionerna om dem också finns till påseende för andra myndigheter som är involverade i ärendet