Selvitä
Selvitä vaiheessa viranomainen selvittää
- mitä viranomaisen lupa- ja valvonta-asiointeja asiakkaille tullaan tarjoamaan Luvat ja valvonta -palvelun kautta (käyttöönoton scope)
- valittujen asiointien liitostapojen hyödyt ja kustannukset, sekä vertailee eri vaihtoehtoja
- käyttöönotettavat palvelun valinnaiset ominaisuudet
- Tärkeää – arvioi muutostarvetta omassa organisaatiossa: käyttöönoton vaikutukset omiin palveluprosesseihin, henkilöstön tehtäviin ja ohjeistuksiin, sekä järjestelmiin
Hyvin tehdyllä selvityksellä voidaan varmistaa edellytykset käyttöönoton onnistumiselle ja toisaalta vähentää ikäviä yllätyksiä käyttöönoton seuraavissa vaiheissa.
Selvityksessä viranomainen arvioi Luvat ja valvonta -palvelun tarjoamien valintojen kautta palvelun ja uuden paleluprosessin vaikutuksia omiin prosesseihinsa ja omaan organisaatioonsa strategisella, toiminnallisella ja teknisellä tasolla. Käyttöönottaessaan Luvat ja valvonta -palvelun ja liittyessään osaksi yhteisesti eri viranomaisten kanssa tuotettavaa palvelua viranomaisen tulee huomioida omassa toiminnassaan asiakaslähtöisyys ja valmiudet viranomaisten väliseen yhteistyöhön. Näin mahdollistetaan sujuva palvelu asiakkaalle.
Huomiot ja edellytykset
Palvelun käyttöönottoon liittyy huomionarvoisia asioita, jotka viranomaisen tulee huomioida käyttöönotossaan. Huomioista ja edellytyksistä on koottu oma ohjeensa tämän sivun alalaitaan.
Palvelun tarjonta
Selvitys aloitetaan tarkastelemalla viranomaisen lupapalveluja, asiakastarvetta ja Luvat ja valvonta -palvelun tarjontaa – mitä asiointeja Luvat ja valvonta -palvelun tarjonnasta viranomainen tulee ottamaan käyttöönsä. Asiointien valinnoista lähdetään muodostamaan selvitystä.
Asiointien liitostapa
Jokaiselle valitulle asioinnille tulee valita liitostapa. Valinnassa tulee arvioida liitostavan sopivuus ja edellytykset. Lisää liitostavoista löydät palvelun liitostavat -osiosta.
Viranomainen voi liittää, tehdä muutoksia nykyisiin liitoksiin tai kytkeä irti palvelusta asiointejaan omien tarpeidensa mukaisesti. Liitokset, muutokset liitoksiin ja irtikytkennät tehdään hallintamallin palvelukuvauksessa esitetyn palvelulupauksen ja -tasojen mukaisesti.
Muutostarpeen arviointi
Asiointien ja liitostapojen valintojen jälkeen voidaan arvioida vaikutuksia viranomaisen palveluprosesseihin, henkilöstön työhön, työvälineisiin, osaamiseen, koulutustarpeeseen, viranomaisten väliseen yhteistyöhön ja nykyisiin asiointipalveluihin tai -järjestelmiin. Näistä arvioista muodostetaan viranomaisen muutostarve luetteloksi: Mitä pitää muuttaa, että Luvat ja valvonta -palvelun valitut asioinnit liitostapoineen saadaan käyttöön.
Alustava suunnitelma
Tämän jälkeen muutostarpeet muutetaan toteutettaviksi tehtäväkokonaisuuksiksi, joista on mahdollista arvioida tehtävien tarvitsemat resurssit, kesto, sekä sisäiset ja ulkoiset kustannukset. Samalla syntyy alustava käyttöönoton suunnitelma.
Kustannushyötyanalyysi
On suositeltavaa, että viranomainen tekee kustannus/hyöty-analyysin, jossa vertaillaan liitostapojen ja toiminnanmuutosvaihtoehtojen vaikutuksia hyötyihin ja kustannuksiin. Tämä mahdollistaa tietoihin pohjautuvan päätöksen ja tarjoaa osaltaan muutoksen läpinäkyvyyttä organisaatiolle.
Tee selvitys, joka tukee organisaatiosi päätöksentekoa.
Muistilista tehtävistä ja työvälineistä
Vaiheen tehtävät
- Tutustu Luvat ja valvonta -palvelun tarjontaan viranomaisille
- Arvioi palveluun liittyviä valintoja
- Valitse asioinnit, joita haluat tarjota asiakkaalle palvelun kautta
- Valitse liitostapa valituille asioinneille – apua arviointiin ja valintaan löydät täältä
- Selvitä palveluun kirjautumisen vaihtoehdot, joilla viranomaisen palvelun käyttö mahdollistetaan – täältä löydät Luvat ja valvonta -palvelun kirjautumistavat
- Arvioi valintojen vaikutukset organisaatiosi toimintaan
- asiointeihin liittyviin palveluprosesseihin
- viranomaisten väliseen yhteistyöhön (samassa palvelukokonaisuudessa)
- henkilöstön työhön, osaamiseen ja koulutustarpeeseen, sekä työvälineisiin
- asiointipalveluihin tai -järjestelmiin (mm. sähköinen tiedonvälitys / integraatio)
- Tee arvioiduista muutostarpeista lista, jossa muutostarpeet on muutettu vastaaviksi tehtäväkokonaisuuksiksi (Mitä pitää tehdä, jotta tarvittavat muutokset toteutuvat?)
- Arvioi tehtäväkokonaisuuksien toteuttamiseen tarvittavat resurssit, työmäärä ja kesto, sekä kustannukset
- Arvioi tehtäväkokonaisuuksien keskinäisiä riippuvuuksia ja muodosta käsitys näiden loogisesta toteutusjärjestyksestä
- Tee tehtäväkokonaisuuksista, arvioiduista resurseista ja tehtäväkestoista alustava käyttöönoton suunnitelma
- Analysoi eri ratkaisuja hyötyjen ja kustannusten kautta (Kustannus/hyötyanalyysi -työväline löytyy tämän sivun linkeistä). Mieti, voidaanko jokin toimintatapa tai prosessi muuttaa nykyistä tehokkaammaksi tai voidaanko viranomaisten välistä yhteistyötä ja tiedonkulkua parantaa.
- Mieti käyttöönottoon kohdistuvia riskejä ja tee siitä riskilista. Arvioi yhdessä käyttöönottoon liittyvien tahojen kanssa riskien merkitystä (todennäköisyys, vaikutus)
- Vaiheen lopuksi: tee päätösesitys Luvat ja valvonta -palveluun liittymiseksi
Vaiheen työvälineet
