Testning av ärendehanteringen
Myndigheten ska säkerställa att varje ärende som ansluts till tjänsten Tillstånd och tillsyn är färdigt att tas i bruk, dvs. att ärendehanteringsprocessen fungerar ur kundens synvinkel från tjänsten Tillstånd och tillsyn till den e-tjänst som myndigheten tillhandahåller (myndighetens egen eller tjänsten Förenklad e-tjänst) för hela handläggningsprocessen. I denna anvisning beskrivs hur myndigheten simulerar en tillståndssökande för att testa att tillståndsärendena fungerar från sökanden till e-tjänsten. I anvisningen berättas hur
- man går till kundgränssnittet för tjänsten Tillstånd och tillsyn (tillståndssökande)
- man väljer de myndighetsärenden som ska testas
- man identifierar sig som sökande av tillstånd (privatperson)
- man skapar en ärendehelhet för ärenden som ska testas
- man ger de uppgifter som behövs för testningen så smidigt som möjligt och
- testningen utförs. Båda sätten att ansluta myndighetens tjänst har beaktats: integrerad e-tjänst och Förenklad e-tjänst i tjänsten Tillstånd och tillsyn
Att observera om testningen
Genom att testa ärendehanteringen strävar man efter att säkerställa att processen fungerar för kunden och myndigheterna. Innan du börjar – att beakta för de myndigheter som använder denna anvisning:
- I anvisningen beaktas sättet att ansluta ärendehantering och den e-tjänst som används (har myndigheten tillgång till en egen e-tjänst eller utnyttjar man Förenklad e-tjänst i tjänsten Tillstånd och tillsyn)
- Testet kan utföras först när myndigheten har anslutits till tjänsten Tillstånd och tillsyn. Detta förutsätter att myndigheten har genomfört alla anslutningsarbeten, skickat anslutningsblanketten till tjänsten Tillstånd och tillsyn och fått en anmälan om anslutning från tjänsten där anslutningens datum anges.
- Om det ärende som testas ansluts till myndighetens e-tjänst ska den tekniska anslutningen vara klar och i bruk
- Testerna utförs i produktionsmiljön för tjänsten Tillstånd och tillsyn
- I testerna kontrolleras att aviseringarna styrs till rätt adress
- Om det ärende som testas utnyttjar blanketter för Förenklad e-tjänst, kontrolleras blanketternas textinnehåll i samband med testet
- Anvisningarna slutar i ärendehanteringen, så det måste finnas en egen testplan för att testa myndighetens interna processer.
1. Börja testningen – gå till tjänsten Tillstånd och tillsyn
Testsituationen utförs i produktionsmiljön. Testningen av ärendehanteringen inleds i kundgränssnittet för tjänsten Tillstånd och tillsyn, där man fyller i kunduppgifterna och vid behov en tillståndsansökan för testet. Det är bra om den som utför testet är samma tillståndsmyndighet som behandlar ansökningarna för att man ska kunna försäkra sig om testets slutresultat i olika skeden, även i fråga om myndighetens egna system. I anvisningen beskrivs utförandet av testet logiskt stegvis. För att säkerställa rätt testresultat, följ stegen i anvisningen i ordningsföljd. Skedena 7a eller 7b kan göras flera gånger för olika ärenden (det är bra att testa varje ärende separat).
2. Välj de ärenden som ska testas
1. Välj under “servicehelhet” en servicehelhet som omfattar ett eller flera ärenden som ska testas. Du hittar de ärenden som ingår i servicehelheterna här.
2. Välj verksamhetens huvudsakliga ort. Valet görs på följande sätt:
- Kommunmyndigheter: välj det kommunområde vars ärendehantering du testar
- Välfärdsområden: välj en av kommunerna i ert verksamhetsområde
- Övriga (som behandlar tillstånd på riksnivå): välj vilken kommun som helst
3. Välj ”Gå direkt till valet av tillstånd”
4. Lägg till de ärenden som ska testas under punkten ”Lägg till ett tillstånd, en anmälan eller någon annan skyldighet”, en i taget Du kan välja att testa flera ärenden samtidigt.
Observera att du endast kan testa ärenden som omfattas av din egen behörighet (t.ex. kommunens tillståndsmyndighet kan endast testa sina egna skyldigheter).
5. Alla ärenden som kunden valt att testa för projektet har nu valts. I servicehelheterna kan vissa ärenden vara obligatoriska för den som ansöker om tillstånd (även om de inte är den testande myndighetens skyldigheter). De kommer obligatoriskt med, men man behöver inte bry sig om dem (testas inte). I exemplet till höger har man valt två ärenden avsedda för kommunala myndigheter och tjänsten föreslår ytterligare ett. Om det finns bland de ärenden som testas kan du välja det under punkten “Välj” eller alternativt välja det i rullgardinsmenyn.
6. Fortsätt skapa testmaterialet under punkten “Spara ärendehelheten”
3. Identifiera dig i tjänsten Tillstånd och tillsyn
Efter valet av ärenden styr tjänsten den som gör ansökan att identifiera sig (obligatoriskt). Identifiera dig i tjänsten enligt det identifieringssätt som du använder.
- Organisationens certifikatkort
- Mobilcertifikat
- Bankkoder
4. Luo asiointikokonaisuus testattaville asioinneille
Tunnistautumisen jälkeen Luvat ja valvonta -palveluun luodaan asiointikokonaisuus testattavia asiointeja varten. Tämän jälkeen kohdassa kaksi valitut asioinnit näkyvät tallenetussa asiointikokonaisuudessa, jolloin testiin valittuihin asiointeihin voidaan aina palata, jos testaus suoritetaan useamman päivän aikana.
1. Valitse “Asioin yksityishenkilönä“. Tämä vaihtoehto yksinkertaistaa testin suorittamista (ei tarvita organisaatiolta valtuuksia).
2. Valitse “Luo uusi kohde” ja anna kohteelle kuvaava nimi (esim. testi_xyz)
3. Anna asiointikokonaisuudelle kuvaava nimi (esim. tapahtumajärjestämisen testit)
4. Valitse lopuksi “Tallenna“
5. Anna testaajan tiedot
Testiä varten tarvitaan testaajan tiedot (sähköposti pakollinen), koska osa Luvat ja valvonta -palvelun toiminnallisuuksista käyttää hakijan yhteystietoja.
1. Valitse sivun oikeasta ylänurkasta “Valikko“
2. Ja valikosta “Omat tiedot“
3. Anna testaajan sähköpostiosoite (Testauksessa hyvänä käytäntönä voi olla myös testaajien käytössä oleva rooliosoite / yhteispostilaatikko)
Tähän osoitteeseen palvelu lähettää heräteviestin, kun asiakas on vastannut tietopyyntöön tai asiakas on muuttanut yhteystietojaan.
Testien jälkeen osoite kannattaa palauttaa henkilön omaksi osoitteeksi
4. Lopuksi valitse “Tallenna“
6. Anna yhteiset tiedot testattaville asioinneille
Täyttämällä lupa-asiointien yhteiset tiedot voit hyödyntää samoja tietoja useammassa asioinnissa ja vältyt samojen tietojen kirjoittamiselta useaan kertaan. Tämä vaihe ei ole pakollinen, mutta sujuvoittaa testin tekemistä.
1. Valitse “Avaa yhteiset tiedot” -lomake
Yhteisten tietojen -lomakkeen kautta voidaan lisätä luvan hakijan ja kohteen tietoja (mm. yhteyshenkilö ja toiminnanharjoittaja) ja ne ovat käytettävissä asiointitestien yhteydessä. Tässä esimerkissä yhdestä yhteyshenkilöstä tehdään kaikkien testattavien asiointien yhteyshenkilö ja annetaan toiminnanharjoittajan perustiedot.
2. Antaaksesi yhteyshenkilön valitse “+ Lisää“
3. Klikkaa “Yhteyshenkilö 1” laajentaaksesi lomakkeen auki
4. Valitse lupa-asiointejasi koskevat yhteysroolit (monivalinta yksi kerrallaan mahdollinen)
5. Täytä yhteyshenkilön tiedot (Suositus: käytetään samoja tietoja kuin kohdassa viisi)
6. Valitse “Seuraava“
7. Täytetään tarvittavat toiminnanharjoittajan tiedot. Joidenkin asiointien osalta voi olla hyvä täyttää laskutustiedot, mutta se ei kaikkiin asiointeihin ole välttämätöntä.
Täydennä myös muut tietolehdet ja lopuksi sulje “yhteiset tiedot“. Palvelu tallentaa tiedot aktiivisesti kenttä kerrallaan heti tietojen syöttämisen jälkeen.
8. Valitse “Sulje“
7. Testaa asioinnit
Luvat ja valvonta -palvelu tukee kahta erilaista viranomaisasiointien liitostapaa. Tähän ohjeeseen on kuvattu molemmat asiointien testitapaukset esimerkkeinä (viranomainenhan testaa vain omat asiointinsa).
- 7a) Ensimmäinen esimerkki kuvaa asioinnin testaamista silloin, kun viranomaisen lupa-asioinnin sähköinen asiointipalvelu on liitetty Luvat ja valvonta -palveluun. Tässä esimerkissä testattavien asiointien yhteiset tiedot ja luvan hakijaa simuloiva testaaja siirretään Luvat ja valvonta -palvelusta viranomaisen asiointipalveluun, jossa testin loppuosa suoritetaan asiointipalvelun ohjeistuksia noudattaen.
- 7b) Toinen esimerkki kuvaa lupa-asioinnin testaamista hyödynnettäessä Luvat ja valvonta -palvelun Kevytasiointilomaketta. Tällöin asiointi täytetään kokonaisuudessaan ja lähetetään viranomaiselle Luvat ja valvonta -palvelussa.
7a) Asioinnin testaaminen Luvat ja valvonta -palvelusta viranomaisen sähköiseen asiointipalveluun
Esimerkki jatkaa siitä, mihin vaiheen kuusi “Yhteisten tietojen” syöttäminen jäi. Testaaja on Luvat ja valvonta -palvelun “Omat asioinnit“-sivulla ja asiointeihin on valittu testattava sähköistä tiedonsiirtorajapintaa hyödyntävä “integroitu” lupa-asiointi. Tässä esimerkissä Tukesin “Kemikaaliturvallisuuslupa” kuvaa testattavaa asiointia.
1. Valitse “+ Lisää asiointi“
Luvan alle muodostuu asiointirivi kyseisestä luvasta.
2. Muokkaa asiointiriviä klikkaamalla asioinnin nimeä
Tässä lupa-asioinnin esimerkissä on useita tietolehtiä, joiden määrä vaihtelee. Kaikilla asioinneilla on “yhteyshenkilöt“, “Toiminnanharjoittaja” ja “Lähettäminen” tietolehdet.
3. Valitse “Seuraava“
Yhteyshenkilöt -tietolehdellä annetaan yhteyshenkilön tiedot.
4. Valitse kohdassa kuusi annettu yhteyshenkilö tai
5. Tarvittaessa voit myös lisätä asiointikohtaisen yhteyshenkilön kohdasta “+Lisää“
6. Kun yhteyshenkilö on annettu, voidaan jatkaa muihin asioinnin tietoihin. Valitse “Seuraava“
Toiminnanharjoittaja -tietolehdellä annetaan toiminnanharjoittajaa koskevat tiedot.
7. Jos kohdan kuusi “yhteiset tiedot” on lupakokonaisuudelle täytetty, voidaan niitä käyttää testattavan asioinnin tietoina. Tällöin valitse “Käytän yhteisiin tietoihin syötettyjä tietoja“. Muussa tapauksessa valitse “Annan kaikki tiedot itse” ja syötä kenttiin tiedot.
8. Kun tiedot on annettu, voidaan jatkaa. Valitse “Seuraava“.
Esimerkki jatkuu “Lähettäminen” tietolehdellä. Varmista ennen sinne siirtymistä, että kaikille tietolehdille on tiedot annettuna.
Kun testattavan asioinnin tiedot on annettu tietolehdille, voidaan hakemus lähettää viranomaisen palveluun, jossa testi suoritetaan loppuun asiointipalvelun ohjeiden ja prosessien mukaisesti.
9. Valitse “Siirry asiointipalveluun“
7b) asioinnin testaaminen Kevytasiointilomakkeella
Esimerkki jatkaa siitä, mihin vaiheen kuusi “Yhteisten tietojen” syöttäminen jäi. Testaaja on Luvat ja valvonta -palvelun “Omat asioinnit“-sivulla ja asiointeihin on valittu testattavaksi Kevytasiointilomaketta hyödyntävä lupa-asiointi. Tässä esimerkissä kuntien tapahtumajärjestämiseen liittyvä ilmoitus “Aloitusilmoitus tapahtuman suunnittelusta” kuvaa testattavaa asiointia.
1. Valitse “+ Lisää asiointi“
Luvan alle muodostuu asiointirivi kyseisestä luvasta.
2. Muokkaa asiointiriviä klikkaamalla asioinnin nimeä
Tässä lupa-asioinnin esimerkissä on useita tietolehtiä, joiden määrä vaihtelee. Kaikilla asioinneilla on “Yhteyshenkilöt“, “Toiminnanharjoittaja” ja “Lähettäminen” tietolehdet.
3. Valitse “Seuraava“
Yhteyshenkilöt -tietolehdellä annetaan yhteyshenkilön tiedot.
4. Valitse kohdassa kuusi annettu yhteyshenkilö tai
5. Tarvittaessa voit myös lisätä asiointikohtaisen yhteyshenkilön kohdasta “+Lisää“
6. Kun yhteyshenkilö on annettu, voidaan jatkaa muihin asioinnin tietoihin. Valitse “Seuraava“
Toiminnanharjoittaja -tietolehdellä annetaan toiminnanharjoittajaa koskevat tiedot.
7. Jos kohdan kuusi “yhteiset tiedot” on lupakokonaisuudelle täytetty, voidaan niitä käyttää testattavan asioinnin tietoina. Tällöin valitse “Käytän yhteisiin tietoihin syötettyjä tietoja“. Muussa tapauksessa valitse “Annan kaikki tiedot itse” ja syötä kenttiin tiedot.
8. Kun tiedot on annettu, voidaan jatkaa. Valitse “Seuraava“.
Tapahtuman kuvaukset –tietolehdellä annetaan tapahtuman luonnetta koskevat perustiedot.
9. Jos kohdan kuusi “yhteiset tiedot” on lupakokonaisuudelle täytetty, voidaan niitä käyttää testattavan asioinnin tietoina. Tällöin valitse “Käytän yhteisiin tietoihin syötettyjä tietoja“. Muussa tapauksessa valitse “Annan kaikki tiedot itse” ja syötä kenttiin tiedot.
10. Kun tiedot on annettu, voidaan jatkaa. Valitse “Seuraava“
Tapahtumapaikka tai alue –tietolehdellä annetaan tapahtumapaikkaa tai -aluetta koskevat tiedot.
11. Jos kohdan kuusi “yhteiset tiedot” on lupakokonaisuudelle täytetty, voidaan niitä käyttää testattavan asioinnin tietoina. Tällöin valitse “Käytän yhteisiin tietoihin syötettyjä tietoja“. Muussa tapauksessa valitse “Annan kaikki tiedot itse” ja syötä kenttiin tiedot.
12. Kun tiedot on annettu, voidaan jatkaa. Valitse “Seuraava“
Tapahtuman aikataulu –tietolehdellä annetaan tapahtuman ajankohtaa ja kestoa koskevat tiedot.
13. Jos kohdan kuusi “yhteiset tiedot” on lupakokonaisuudelle täytetty, voidaan niitä käyttää testattavan asioinnin tietoina. Tällöin valitse “Käytän yhteisiin tietoihin syötettyjä tietoja“. Muussa tapauksessa valitse “Annan kaikki tiedot itse” ja syötä kenttiin tiedot.
14. Kun tiedot on annettu, voidaan jatkaa. Valitse “Seuraava“
Lähettäminen –tietolehdellä hakemus lähetetään viranomaiselle.
15. Voit tulostaa hakemusta koskevat tiedot. Tulosteesta voit tarkistaa viranomaiskäyttöliittymästä näkyvät tiedot.
16. Lähetä lupa-hakemus viranomaiselle, valitse “Lähetä“
Nyt hakemus odottaa viranomaiskäsittelyä Luvat ja valvonta -palvelun viranomaiskäyttöliittymässä. Pääset hakemukselle palvelun lähettämän heräteviestissä olevan linkin kautta. Heräteviesti lähetetään viranomaisen määrittelemään sähköpostiosoitteeseen.
Hakemuksen viranomaiskäsittely Luvat ja valvonta -palvelussa (Kevytasiointi)
Avaa edellisessä vaiheessa tehtyä hakemusta koskeva heräteviesti, jonka Luvat ja valvonta -palvelun on lähettänyt organisaatiosi määrittämään osoitteeseen. Viestissä on linkki hakemukselle (esimerkissä sininen teksti, mutta heräteviestissä linkki, joka ohjaa tunnistautumisen kautta suoraan hakemukselle)
Oikealla esimerkkikuva uutta hakemusta koskevasta heräteviestistä.
Kirjaudu Luvat ja valvonta -palvelun viranomaiskäyttöliittymään (https://lv-vir.ahtp.fi) käyttäen heräteviestistä saamaasi linkkiä. Tällöin palvelu ohjaa käyttäjän suoraan tunnistautumaan palveluun.
1. Jos kuitenkin käytät viranomaiskäyttöliittymän osoitetta, tunnistaudu valitsemalla “Tunnistaudu”
Luvat ja valvonta -palvelussa ei ole palvelukohtaisia tunnuksia vaan viranomaiset tunnistautuvat palveluun Suomi.fi (kunta- ja hyvinvointialueviranomaiset) tai Virtu (viranomaiset, joilla Virtu-kirjautuminen käytössään) -palveluiden avulla.
2a. Suomi.fi-tunnistein ja valtuuksin palveluun kirjautuvat viranomaiset (Kunnat ja hyvinvointialueet), valitse “LV suomi.fi-tuotanto“
2b. Virtu-kirjautumista käyttävät viranomaiset, valitse “LV virtu-discovery“
Kirjautumisen jälkeen palataan palvelun viranomaiskäyttöliittymän “Omat asioinnit” näkymään. Asiakkaan hakemuksille palvelussa on seuraava rakenne: asiakkaalla on kohteita, joihin voi liittyä yksi tai useampi asiointikokonaisuus, joka puolestaan sisältää kaikki asiakkaan asiointikokonaisuudelle hakemat viranomaisluvat. Asiointikokonaisuuden hakemukset näkyvät kaikille hanketta luvittaville viranomaisille.
Testausvaiheessa “Omat asioinnit” -näkymässä näkyvät vain ne kohteet (yleensä yksi kohde), jotka viranomainen on testin alkuvaiheessa itselleen lähettänyt.
Valitaan viranomaisen tekemä testihakemuksen kohde.
3. Valitse testattava kohde (esimerkissä testikohde1)
Testiaineiston kohteella voi olla useita asiointikokonaisuuksia varsinkin, jos testataan useamman palvelukokonaisuuden asiointeja samassa yhteydessä.
4. Valitaan testattava asiointikokonaisuus (esimerkissä Testihanke2, joka käsittää tapahtumajärjestämisen testattavat luvat)
Asiointikokonaisuuden tiedot -näkymässä näkyvät kaikki kokonaisuuden hakemukset. Testitilanteessa näkymässä on vain viranomaisen itsensä hakemia testihakemuksia.
Jokaisesta hakemuksesta on tiedot asioinnin (hakemuksen) nimestä, viranomaistunnisteesta, käsittelijästä, hakemuksen palveluun saapumuspäivästä, nykyisen asioinnin tilasta ja tilatapahtuman päivämäärästä, sekä toiminnanharjoittajan (luvan hakijan) nimestä.
Tässä esimerkissä käsitellään kuntaviranomaisen jätehuoltosuunnitelma. Huomioi testikäsittelyssä, että eri asioinneilla on eri sisältöjä. Vain tietyt vaiheet toistuvat jokaisella asioinnilla ja ne käsitellään tässä esimerkissä.
Asioinnin käsittely alkaa “Asioinnin tiedot ja käsittely” -tietolehdellä.
6. Voit tulostaa hakemukselle annetut tiedot. Jos hakemuksella on liitteitä, voit ladata ne ZIP-pakettina. Voit myös hakea tiedot hakemuksen eri tietolehdiltä.
7. Valitse testissä “Olen asioinnin käsittelijä“
8. Tarkista, että testissä käytetty viranomaisen sähköpostiosoite on oikein. Jos osoitteeseen tarvitaan muutos, se tehdään käyttöliittymän oikean yläkulma valikosta, josta valitaan “Omat tiedot” ja “Sähköpostiosoite“.
9. Anna asioinnille käsittelyjärjestelmän tai muu sellainen tunniste, jolla viranomainen helposti voi kohdentaa hakemuksen ja käsittelyn. Testitilanteessa voidaan käyttää muutakin tunnistetta.
10. Tallenna muutokset, valitse “Tallenna“. Kun muutokset on tallennettu, muuttuu asioinnin tila “Lähetetty” -tilasta “Käsittelyssä” -tilaan.
Käsittele (tallenna tai tarkista) testiasiointi. Voit myös tehdä testissä tietopyynnön, johon sitten tulee itse vastata. Voit myös testimielessä kokeilla eri välitilatietoja.
Testiprosessin lopuksi valitaan asioinnille parhaiten toimintaa kuvaava päätöstila (useita vaihtoehtoja).
11. Valitse päätöstila kohdasta “Muuta asioinnin tilaksi”. Tietopyynnön tilaksi valitaan “Tietopyyntö”
12. Anna asiakkaalle tilaa kuvaava saateteksti kohtaan “Tilan saateteksti”
13. Anna asiakkaalle määräaika tietopyyntöä tai päätöksen valitusaikaa koskien.
14. Kun tallennat tekemäsi muutokset, kyseinen tila astuu palvelussa voimaan ja näkyy asiakkaalle ja muille asiointikokonaisuuden viranomaisille. Päätöstilan ollessa kyseessä asioinnin tila muuttuu käsitellyksi.
Nyt testiasiointi on käsitelty Luvat ja valvonta -palvelussa ja tiedot asiointia koskien on tarkistettu. Mikäli testikäsittelyprosessissa huomataan toiminnallisia puutteita, tulee ne kirjata ylös, esim. testipöytäkirjaan. Puutteet ja virheet tulee korjata ennen yhteisen palvelutuotannon aloittamista.
Tillbaka