Uppgift 2: Fullmakter
Allmänt om fullmakter och hantering av dem
Utöver identifiering kräver användningen av tjänsten Tillstånd och tillsyn Suomi.fi-fullmakt – rätten att använda tjänsten för organisationens räkning.
Suomi.fi-fullmakter är populär tjänst som kan användas på en mängd olika sätt för att hantera fullmakter för offentlig förvaltning och företag. När det gäller tjänsten Tillstånd och tillsyn finns det inga särskilda krav på användningen av fullmakter, utan myndigheten bör befullmäktiga anställda i enlighet med organisationens befintliga administrativa strukturer och roller. Det finns två uppgiftsroller eller fullmaktsnivåer relaterade till myndighetens fullmakter för tjänsten Tillstånd och tillsyn:
- Fullmaktshanteringens anställda, som ansvarar för den operativa administrationen av fullmakter i sin organisation (cheferna beställer fullmakter för sin personal, fullmaktshanteringen levererar ordern)
- Myndigheter (anställda) inom tjänsten Tillstånd och tillsyn för vilka cheferna beställer och fullmaktshanteringen beviljar nödvändiga fullmakter för arbetet
Skillnad mellan fullmaktstyper
De huvudsakliga skillnaderna med Suomi.fi-fullmakter i de ovannämnda rollerna är fullmaktstypen och det sätt på vilket fullmakter ändras. För anställda inom fullmaktshanteringen ansöks “Rätt att befullmäktiga företrädare” och för tjänstemän som använder tjänsten “Fullmakt för företräde“. Dessutom gör fullmaktshanteringens personal fullmaktsförfrågningar direkt i tjänsten Suomi.fi, och ändringarna träder i kraft omedelbart. För personalen inom fullmaktshanteringen är behandlingen av fullmakter annorlunda: fullmakter läggs till, ogiltigförklaras eller ändras endast genom tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande i Suomi.fi.
Ordning för befullmäktigande
Först registreras fullmakterna för organisationens fullmaktshanteringspersonal genom tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande. När fullmakterna har registrerats kan fullmaktshanteringen befullmäktiga tjänstemän i organisationen som arbetar i organisationens tjänst Tillstånd och tillsyn. Befullmäktigandet sker alltid enligt organisationens administrativa praxis och regler.
Observera att organisationen kan ha två olika roller
Myndighetsorganisationen verkar främst i tjänsten Tillstånd och tillsyn som en myndighet som handlägger tillstånds- och tillsynsärenden (kundernas tillstånds- och tillsynsansökningar), men i vissa fall även som kund hos tjänsten som tillståndssökande. I tjänsten åtskiljs dessa två roller från varandra genom olika Suomi.fi-fullmaktsärenden:
- Fullmaktsärenden i rollen som kund: Fullmaktärenden i rollen som myndighet
- Myndighetsbehandling av tillstånds- och tillsynshelheter
Eftersom kommuner alltid ansluter sig till tjänsten som myndighet som handlägger tillstånds- och tillsynsärenden, fokuserar denna anvisning på de åtgärder som krävs i myndighetsrollen. Kunderna kan vara företag, samfund, offentliga samfund och privatpersoner, men endast en behörig myndighet i rollen som myndighet.
Tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande (Suomi.fi)
Eftersom representationsrätten för offentliga samfund t.ex. kommuner och välfärdsområden inte framgår av grunduppgiftsregistren måste de registrera fullmakterna för de personer som administrerar dem i deras organisation via tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande i Suomi.fi. Här gäller det absolut att vända sig till Suomi.fi-tjänsternas sakkunniga (administratörer), som ofta finns i anslutning till organisationens gemensamma tjänster.
Om ansökan och behandling av fullmakter inte hör till rutinarbetena i din organisation, är det klokt att först ta del av instruktionerna för tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata samt vid behov vända sig till Suomi.fi-kundtjänsten för organisationer.
En anvisning för ansökan om fullmakter för fullmaktshantering som behövs för Tillstånds- och tillsynstjänsten via tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande finns nere på sidan (Anvisning: Ansökan om tjänstemannabefullmäktigande).
