Ota käyttöön

Ota käyttöön -vaiheessa uusi toimintatapa kytketään käyttöön. Tämä tarkoittaa muutoksen ottamista käyttöön henkilöstön, järjestelmien ja asiakkaiden palveluiden osalta ja viestimistä näistä muutoksista organisaation sisällä ja asiakkaille. Lisäksi palvelu viranomaiselta asiakkaalle tulee varmistaa aloittamalla tehostettu palveluketjun tarkkailu.

Ota käyttöön -vaihe on käyttöönoton kiireellisin ja herkin, joten sen tehtävät ja seuranta tulee olla etukäteen suunniteltu. Tämän lisäksi on varmistettava, että käyttöönottava henkilöstö tietää tehtävänsä ja pystyy sujuvasti toimia yhteen.

Viestintä

Viestintä on keskiössä Ota käyttöön -vaiheessa. Toiminnan sujumisen kannalta on ensiarvoista, että organisaation tahot, jotka ovat mukana käyttöönotossa, ovat tietoisia käyttöönoton etenemisestä. Viestinnän merkitys korostuu, jos aiotusta suunnitelmasta joudutaan poikkemaan.

Viestintää suunnitellusti

Edellisessä vaiheessa ohjeistettiin rakentamaan viestintäsuunnitelma ja viestinnän mallipohjat. Viestintäsuunnitelma tukee Ota käyttöön -vaiheen viestintää ja mallipohjat nopeuttavat ja tehostavat viestimistä, kun siihen ilmenee tarvetta. Täältä löydät edellisen vaiheen viestintää koskevat ohjeet ja mallit (tulossa).

Palveluiden liittäminen ja uudistetun palveluprosessin käynnistäminen

Luvat ja valvonta -palvelun valitut viranomaisasioinnit liitetään osaksi viranomaisen asiointipalvelua seuraavasti:

Muutostuen aktivointi organisaatiossa
Palvelukuvauksien päivittäminen kieliversioineen (Suomi.fi-Verkkopalvelu)
Ohjaustietojen päivitys Suomi.fi-Palvelutietovarantoon (PTV)
Tiedonvälityksen (integraatio) käynnistäminen
Muiden palveluun asiakasohjauksien muutokset

Palvelutoiminnan varmistaminen

Henkilöstö (kirjautuminen ja pääsy palveluun, palvelun käyttö)
Ohjaus (Luvat ja valvonta -palvelusta viranomaisen asiointipalveluun)
Palvelun ominaisuuksien tarkistaminen
- Herätteet (oikeille tahoille)
- Asiointien sisältö (tarkistetaan tuotannossa)
- Tilatiedot (viranomainen ja asiakas)
- Kevytasiointi (jos valittu käyttöön)
- Viestipalvelu

Muistilista tehtävistä ja työvälineet

Vaiheen tehtävät

Kattavin lista Ota käyttöön -vaiheen tehtävistä löytyy organisaation laatimasta käyttöönoton suunnitelmasta. Tähän on koottu tehtäviä, jotka ainakin tulee olla tehty ennen seuraavaan vaiheeseen siirtymistä.

Ota käyttöön -vaiheen viestintä
- Viestinnän kohderyhmät rooleittain
- Viestittävät asiat ja tilanteet
- Viestipohjat
- Asiakasviestintä
Henkilöstö (kirjautuminen ja pääsy palveluun, palvelun käyttö)
Palvelun liittäminen ja uudistetun palveluprosessin käynnistäminen
- Muutostuen aktivointi organisaatiossa
- Palvelukuvauksien päivittäminen kieliversioineen (Suomi.fi-Verkkopalvelu)
- Ohjaustietojen päivitys Suomi.fi-Palvelutietovarantoon (PTV)
- Tiedonvälityksen (integraatio) käynnistäminen
- Muiden palveluun asiakasohjauksien muutokset
Toiminnan varmistaminen
- Ohjaus (Luvat ja valvonta -palvelusta viranomaisen asiointipalveluun)
- Palvelun ominaisuuksien tarkistaminen
  - Herätteet (oikeille tahoille)
  - Asiointien sisältö (tarkistetaan tuotannossa)
  - Tilatiedot (viranomainen ja asiakas)
  - Kevytasiointi (jos valittu asioinnille käyttöön)
  - Viestipalvelu