Tehtävä 3: Valtuuksien hallinta
Kun virkailijavaltuuttamispalvelun hakemus on rekisteröity Digi- ja väestötietovirastossa, voivat organisaation valtuushallinnan ”Edustajan valtuutusoikeudelliset” henkilöt hallinnoida organisaationsa valtuuksia Suomi.fi-palvelussa.
Valtuushallinnan kolme keskeistä tehtävää
Valtuushallinnan vastuulla on kolme keskeistä tehtävää, jotka varmistavat viranomaisen sujuvan toiminan Luvat ja valvonta -palvelussa. Tehtävät ovat:
- Varmistaa organisaation valtuushallinnan toiminta Suomi.fi-valtuuksien osalta
- Varmistaa Keha-valtuuden voimassaolo
- Hallita lupa- ja valvonta-asiointien viranomaiskäsittelijöiden Suomi.fi-valtuuksia
1. Valtuushallinnan varmistaminen
Valtuushallinnan tulee huolehtia toimintakyvystään hallita organisaation Luvat ja valvonta -palveluun tarvittavia valtuuksia. Tämä tarkoittaa mm. sitä, että ”Edustajan valtuutusoikeudellisia” henkilöitä on riittävästi saatavilla organisaation operatiivisen toiminnan varmistamiseksi. Toisaalta valtuudet tulee mitätöidä henkilöiltä, jotka eivät enää toimi valtuushallinnan tehtävässä. ”Edustajan valtuutusoikeus” haetaan ja mitätöidään aina Virkailijavaltuuttamispalvelun kautta hakemuksella, joka käsitellään Digi- ja väestötietovirastossa henkilötyönä. Hakemuksen käsittelyyn on syytä varata ainakin viisi työpäivää. Tarkemmat tiedot virkailijavaltuuttamispalvelusta ja siihen liittyvistä palveluajoista löydät Digi- ja väestötietoviraston sivuilta.
2. Keha-valtuuden varmistaminen
Luvat ja valvonta -palvelussa käytetty valtuusrakenne edellyttää, että viranomainen pyytää KEHA-keskukselta valtuutta toimia Luvat ja valvonta -palvelussa. Viraomaisen tulee lisäksi varmistaa valtuuden voimassaolo koko sen ajan, kun organisaatiolla on palvelussa asiointeja tarjolla. Keha-valtuus pyydetään suomi.fi-valtuudet palvelun kautta ja se tulee voimaan heti, kun Keha-keskus on hyväksynyt pyynnön.
KEHA-keskus on koko nimeltään ”Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus”.
Keha-valtuuden pyytäminen
Valtuutta pyydetään organisaationa ja sen tyyppi on ”Asiointivaltuus”. Se on voimassa määritetyn ajan.
Siirry vaiheistettuun kuvalliseen ohjeeseen KEHA:n asiointivaltuuden pyytämiseksi.
Keha-valtuuden voimassaolo
Kuten kaikkien Suomi.fi-valtuuksien osalta, Keha-valtuuden voimassaoloaika määritellään valtuuden pyynnön yhteydessä. Voimassaolon voi siten valita organisaation ohjeistuksen mukaiseksi. Kun Keha-valtuuden uusiminen tulee ajankohtaiseksi, tulee uusi valtuuspyyntö tehdä vähintään 5 työpäivää ennen kuin käytössä oleva valtuus päättyy. Näin varmistetaan Luvat ja valvonta -palvelun käytön jatkuminen katkeamattomasti. Huomioitavaa on, että Keha-valtuuden voimassaolon umpeutuminen estää viranomaisen Luvat ja valvonta -palvelun käytön.
3. Lupa- ja valvonta-asiointien viranomaiskäsittelijöiden valtuuksien hallinta
Organisaation valtuushallinta antaa ja mitätöi lupa- ja valvonta-asiointien viranomaiskäsittelijöiden valtuuksia sähköisesti Suomi.fi-palvelussa ja ne ovat heti voimassa (ei ulkoista toimitusaikaa). Viranomaiskäsittelijöille annettu valtuustyyppi on ”Edustamisvaltuus” ja se on ainoa valtuustyyppi, jolla Luvat ja valvonta -palvelua voi käyttää.
Valtuuksia annetaan ja mitätöidään organisaation tarpeen mukaan – uusia henkilöitä tulee ja nykyisiä poistuu. Valtuuksien hallinta on jatkuvaa operatiivista tekemistä.
Siirry vaiheistettuun kuvalliseen ohjeeseen valtuuden antamiseksi viranomaiskäsittelijöille.
Kun valtuushallinta on organisaation hallussa, voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen.
