Suunnittele

---

Tavoitteisiin kuuluvat mm. käyttöönotettavien asiointien sovittaminen osaksi viranomaisen asiakastarjontaa ja mahdolliset muut tavoitteet, jotka voivat sisältää viranomaisen järjetelmäkyvykkyyden tai palveluprosessikyvykkyyden kehittämistä.

Ohjausmalli

Suunnittelun aluksi on hyvä sopia, mitä ohjausmallia organisaation käyttöönotossa käytetään ja ketkä ohjaavat käyttöönottoa.

Pilko tehtäviksi

Suunnittelussa selvitysvaiheessa muodostetut tehtäväkokonaisuudet avataan ja pilkotaan hallittaviksi tehtäviksi niin, että niille voidaan määritellä tekijät ja vastuut. Tehtävistä muodostetaan runko käyttöönoton suunnitelmalle, jota täydennetään suunnittelun edetessä.

Hankinnat

Tehtävien määrittämisen myötä voidaan muodostaa listaa tehtävistä hankinnoista. Mitä palveluja tai välineitä joudutaan hankkimaan, jotta käyttöönotto toteutuu. Näitä voivat olla mm. järjestelmäkehitys- ja -ylläpitopalvelut (integraatiototeutus).

Tekijät ja vastuut

Tehtävät resursoidaan ja vastuutetaan. Tämä mahdollistaa tehtävien toteuttamisen lisäksi edistymisen seurannan ja poikkeamiin reagoimisen.

Viestintä

Viestintä on käyttöönoton kriittisiä mesntystekijöitä ja se tuleekin ottaa suunnittelussa erityisesti huomioon. Viestinnästä saadaan tehokasta, kun käyttöönoton eri sidosryhmät kootaan viestintäsuunnitelmaan ja analysoidaan näiden merkitys käyttöönotolle. Analyysin perusteella voidaan muodostaa viestinnän kohderyhmiä, joille suunnitellaan ja toteutetaan kohdennettua viestintää.

Riskit

Riskilistan päivittäminen kuuluu olennaisena osana käyttöönoton suunnitteluun. Tarkastelkaa selvitysvaiheen riskejä käyttöönotossa mukana olevien tahojen kanssa ja miettäkää onko näiden aikaisempaan arvioon tullut muutoksia. Samalla voidaan tunnistaa kokonaan uusia riskejä. Kaikki riskit tulee tässä vaiheessa analysoida: mikä on niiden todennäköisyys ja vaikutukset käyttöönotolle. Riskejä tulee seurata säännöllisesti koko käyttöönoton ajan ja merkittävimmistä riskeistä tulee tehdä varautumissuunnitelma. Aktiivisella riskienhallinnalla mahdollistat käyttöönoton toteutumisen toivotulla tavalla.

Suunnitelma

Suunnittelun lopuksi siinä muodostettu suunnitelma hyväksytetään organisaation käyttöönoton ohjauksessa.

Muistilista tehtävistä ja työvälineet

Vaiheen tehtävät

• Organisoi suunnitteluvaihe ja käynnistä käyttöönoton ohjaus
• Varmista käyttöönoton tavoitteet: mitä käyttöönotolla tavoitellaan. Tavoitteisiin kuuluvat mm. käyttöönotettavien asiointien sovittaminen osaksi viranomaisen asiakastarjontaa ja mahdolliset muut kehitystoimenpiteiden tavoitteet
• Sovi palvelun käyttöön liittyvistä operatiivisista linjauksista
• Suunnittele käyttöönoton vaatimat tehtäväkokonaisuudet tehtävätasolle
  • Tarvittavat muutokset palveluprosessiin ja toimintatapoihin (mm. prosessimuutokset ja ohjeistuksien muutokset)
    • Operatiiviset linjaukset
    • Organisoituminen
    • Uudet toimintaprosessit ja ohjeet
  • Asiointipalvelun liittäminen Luvat ja valvonta -palveluun
    
    • Sähköisen asiointipalvelun liittäminen: tekniset vaatimukset ja tehtävät löytyvät Luvat ja valvonta -palvelun teknisestä ohjeesta
    • Jos viranomaisen asiointipalvelu ei ole sähköinen: vaihtoehdot asiointipalvelun sähköistämiseksi
  • Luvat ja valvonta -palvelun liittymisen tehtävät
    • Virkailijoiden palveluun pääsy (kirjautumistapa, valtuushallinan järjestelyt)
    • Valtuushallinta (kun palveluun kirjaudutaan Suomi.fi-valtuudet -palvelua hyödyntäen) 
    • Liittymisilmoitus Luvat ja valvonta -palveluun
    • Palvelun käyttökoulutukset
  • Tietojen ja sanaston yhteensovitus (käytettävä terminologia)
  • Arkkitehtuurityö
  • Viestintä
• Tee lista tarvittavista hankinnoista (palvelut ja materiaalit)
• Kiinnitä vastuut ja tekijät suunnitelluille tehtäville
• Muodosta käyttöönoton sidosryhmät ja tee sidosryhmäanalyysi
• Päivitä selvitysvaiheessa muodostettua riskilistaa ja varaudu ennaltaehkäisevästi
• Muodosta käyttöönoton viestintäsuunnitelma ja sen tarvitsemat kyvykkyydet: kriittinen osa käyttöönottoa, joka vaikuttaa merkittävästi käyttöönoton lopputulokseen. 
• Hyväksytä ja sitouta tehty suunnitelma – myös sidosryhmien osalta

Vaiheen ohjeet ja työvälineet

Voit käyttää suunnittelun tukena alla olevaa käyttöönoton suunnitelma -mallia ja se voidaan sovittaa organisaatiossa käytössä olevaan käyttöönoton malliin, jolla käyttöönoton vaiheita ja tehtäviä voidaan hallita menestyksekkäästi. On suositeltavaa, että Luvat ja valvonta -palvelun käyttöönotossa käytetään organisaatiolle tuttua toimintatapaa, jolloin käyttöönoton eteneminen on luonnollisesti sujuvampaa. Olemme koonneet seuraavia suunnittelun työvälineitä ja ohjeita sivun tukemaan käyttöönottoa.