Organisoituminen
Viimeistään suunnitteluvaiheessa organisaation tulee sopia käyttöönoton vastuuhenkillöistä, jotka vastaavat käyttöönoton johtamisesta. Eri tehtäviin vaadittavat roolit ja osaaminen riippuvat käyttöönottavan organisaation koosta, käyttöönoton laajuudesta ja muutettavasta palveluprosessin kompleksisuudesta.
Sitoutuneen johto- tai ohjausryhmän lisäksi tarvitaan asiantuntijoita viranomaisen käyttöönottavista toiminnoista, sekä tukitoiminnoista mm. tietohallinnosta. Käyttöönoton hallittavuuden kannalta on hyvä harkita esimerkiksi erillisen projektipäällikön ja muutosta tukevien henkilöiden roolia. Ohjeena jokaiselle suunnittelussa ilmenneelle tehtävälle pitäisi löytyä vastuullinen ja tekijä. Esimerkiksi, kuka hoitaa viestintää ja henkilöstön koulutuksia.
Organisoitumisen tarkoituksena on varmistaa, että päätökset ja linjaukset tehdään oikealla tasolla ja että operatiivisella tasolla muutoksen toteuttaminen sujuu luontevasti. Sujuvan käyttöönoton turvaamiseksi työhön tulisi voida vapauttaa riittävästi aikaa.
Milloin organisoituminen tehdään?
Roolit ja vastuut, päätöksentekovaltuudet, työhön käytettävissä oleva aika ja työtavat tulee sopia suunnitteluvaiheen aikana ennen toteutuksen käynnistämistä.
Keitä organisoitumiseen osallistuu?
Viranomaisen tulee päättää rooleista omien prosessiensa mukaisesti. Näin taataan avainhenkilöiden sitoutuminen muutokseen, mikä puolestaan edesauttaa muutoksen läpivientiä kokonaisuudessaan.