Selvitä ja suunnittele
Selvitä ja suunnittele -vaiheessa käyttöönottava organisaatio perehtyy Luvat ja valvonta -palveluun ja sen tarjontaan, tekee tarvittavat palveluvalinnat ja -päätökset käyttöönottoa ajatellen, sekä suunnittelee käyttöönottokokonaisuuden toteutuksen.
Perehdy ekosysteemiin…
Käyttöönotto on hyvä aloittaa perehtymällä Lupien ja valvonnan ekosysteemin toimintaan
- Videot, joista saat kiteytetysti kuvan Luvat ja valvonta -palvelusta
- Artikkeli ekosysteemistä yhteisenä toimintamallina, jossa kerrotaan
- miten palvelua asiakkaalle yhdessä tuotetaan
- palvelutuotannon roolit
- edellytyksistä toimia ekosysteemissä
- Kuntien lupaviranomaisten käyttöönotettavissa oleviin
- asiointeihin ja
- asiointien liitostapoihin
…ja käyttöönoton vaatimuksiin
Alla olevalla videolla on tiivistetysti kuvattu Luvat ja valvonta -palvelun käyttöönottoon liittyvät tehtävät ja edellytykset:
Selvitä
- mitä lupapalveluita kunta tarjoaa asiakkailleen tällä hetkellä ja mitä näistä palveluista voidaan tarjota Luvat ja valvonta -palvelun kautta. Luvat ja valvonta -palvelun käyttöönotettavat asioinnit löydät täältä.
- minkä palvelukanavien kautta kunta tällä hetkellä näitä palveluja tarjoaa:
- painopiste sähköisessä asiointipalvelussa (oma tai yhteiskäyttöinen palvelu) tai
- perinteisten kanavien kautta (kunnan sähköposti, viraston palvelutiski, paperiset lomakkeet jne.).
- Lupapalvelujen nykyiset kanavat määrittävät sen, miten kunnan lupaviranomaisen asiointipalvelu voidaan liittää Luvat ja valvonta -palveluun. Tietoa palveluiden liitostavoista löydät täältä.
Valitse
Päätöksenteon tueksi on suositeltavaa laatia luettelo käyttöönotettaviksi esitettävistä asioinneista. Päätöksentekoa ajatellen luetteloon on sisällyttää tietoa asiaoinnin lisäksi liitostavasta, liitostavan edellyttämistä töistä mahdollisini kustannuksineen, sekä sekä asiakasohjauksen suunnittelusta.
Suunnittele
Suunnittelussa tulee ottaa huomioon organisaation toimintatavat ja ohjeistus käyttöönottoa suunniteltaessa. Organisaation kannattaa laatia suunnitelma kahdessa vaiheessa:
- ylätason suunnitelma päätöksentekoa varten ja
- varsinainen käyttöönoton yksityiskohtainen toteutussuunnitelma päätöksen jälkeiseen toteutukseen
Suunnittelu päätöksentekoa varten
Tässä vaiheessa kerätään tietoa ja luodaan ylätason suunnitelma päätösehdotuksen pohjaksi. Päätöksenehdotuksen valmisteluissa on syytä noudattaa organisaation ohjeita ja tapoja. Yleisesti päätösesityksessä tulisi näkyä
- Muutoksen tarpeen perustelu? Esimerkiksi: mahdollistetaan asiakkaille yhden luukun sähköinen lupa-asiointi ja viranomaisille nykyistä parempi näkyvyys koko asiakashankkeeseen.
- Luvat ja valvonta -palvelun käyttöönottokokonaisuus: kirjataan esitykseen lupa-asioinnit ja näiden liittymistavat, sekä mitä vaikutuksia tulevalla muutoksella on palveluprosesseihin, henkilökuntaan ja järjestelmiin
- muutokseen tarvittavat resurssit ja kustannukset
Päätä
Tee käyttöönottoesitys kunnan hallintotapojen mukaisesti hyödyntäen suunnittelun materiaaleja. Kun päätös on tehty, voidaan käyttöönotton valmistelut aloittaa.
Toteutussuunnitelma käyttöönottoa varten
Kun päätös käyttöönotosta on tehty, varsinaista käyttöönottoa varten on suositeltavaa tarkentaa tehtyjä materiaaleja käyttöönottosuunnitelmaksi seuraavasti:
- tarkennetaan muutoskohteet tehtävätasolle siten, että tuleva suunnitelma huomioi mahdolliset prosessimuutokset kussakin valitussa asioinnissa ja miten muutos vaikuttaa organisaation prosesseihin, ihmisiin ja järjestelmiin asiointikohtaisesti
- Resursointi: keitä (millaista osaamista) käyttöönotossa tulee olla mukana
- Viestintä: mitä, miten ja kenelle muutoksesta tulee viestiä. Löydät täältä ohjeita viestinnän suunnitteluun
- Koulutukset: uuden palveluprosessin mukaiset koulutukset henkilökunnalle
- Olemme tehneet ohjeita suunnittelun tueksi – löydät ne täältä.
Huomioitavaa
Käyttöönottoon varattava aika
Käyttöönoton laajuudesta riippuen sille on suositeltavaa varata kalenteriaikaa vähintää 6-8 viikkoa. Laajemmissa käyttöönotoissa, joissa esimerkiksi tehdään muutoksia järjestelmiin ja useita henkilöstöryhmiä koulutetaan, käyttöönottoaika on pidempi.
Takaisin