Selvitä ja suunnittele
Selvitä ja suunnittele -vaiheessa käyttöönottava organisaatio perehtyy Luvat ja valvonta -palvelun toimintaan ja käyttöönotettaviin menettelyihin, tekee tarvittavat päätökset käyttöönottoon liittyen ja käyttöönottokokonaisuuden toteutuksen.
Polku pelastuslaitoksien käyttöönottoon
Luvat ja valvonta -palvelu viranomaisten yhteisenä lupa-asiointipisteenä on valmiina käyttöönotettavissa pelastuslaitoksille. Koska Luvat ja valvonta -palvelun toiminta edellyttää viranomaiselta sähköistä asiointipalvelua, toteutetaan pelastuslaitosten käyttöönotot seuraavasti:
- Ennen oman sähköisen asiointipalvelun käyttöönottoa pelastuslaitokset voivat hyödyntää Luvat ja valvonta -palvelun Kevytasiointilomakkeita sähköisenä asiointipalveluna asiakkailleen.
- Kun pelastuslaitosten oma sähköinen asiointipalvelu on otettavissa käyttöön, siirretään pelastuslaitoksien asiointipalvelut sinne Luvat ja valvonta -palvelun jatkaessa toimintaa viranomaisten lupapalveluja keskittävänä yhtenä luukkuna.
Pelastuslaitokset ottavat Luvat ja valvonta -palvelun käyttöön itsenäisesti kunkin hyvinvointialueen päätöksentekomallin mukaisesti.
Perehdy ekosysteemiin…
Käyttöönotto on hyvä aloittaa perehtymällä Lupien ja valvonnan ekosysteemin toimintaan
- Videot, joista saat kiteytetysti kuvan Luvat ja valvonta -palvelusta
- Artikkeli yhteisestä palveluprosessista yhteisenä toimintamallina, jossa kerrotaan
- miten palvelua asiakkaalle yhdessä tuotetaan
- palvelutuotannon prosessi ja roolit
- ekosysteemistä yleisesti (erillinen linkki)
- Käyttöönotettavissa olevat pelastuslaitoksien viranomaismenettelyt liittyen tuotantolaitoksen ja tapahtumajärjestämisen palvelukokonaisuuksiin.
…ja käyttöönoton vaatimuksiin
Alla olevalla videolla on tiivistetysti kuvattu Luvat ja valvonta -palvelun käyttöönottoon liittyvät tehtävät ja edellytykset:
Selvitä
- Käyttöönotettavat asioinnit. Löydät pelastuslaitoksen käyttöönotettaviksi tarkoitetut asioinnit täältä.
- Mitä kirjautumistapaa organisaatiossasi voidaan hyödyntää? Kaksi vaihtoehtoista tapaa:
- Jos pelastuslaitos on ottanut Valtorin työasemaympäristön henkilökunnalleen käyttöön, kirjaudutaan Luvat ja valvonta -palveluun suoraan tästä ympäristöstä, eikä se aiheuta käyttäjälle muita toimenpiteitä (ei erillisiä tunnuksia tai ulkoisia tunnistuspalveluiden käyttöä)
- Jos pelastuslaitokselle ei ole Valtorin työasemaympäristöä henkilökuntansa käytössä, voidaan Luvat ja valvonta -palveluun kirjautua viranomaisena hyödyntäen Suomi.fi-tunnistus ja valtuudet -palveluita.
Suunnittele
Suunnittelussa tulee ottaa huomioon organisaation toimintatavat ja ohjeistus käyttöönottoa suunniteltaessa. Organisaation kannattaa laatia suunnitelma kahdessa vaiheessa:
- ylätason suunnitelma päätöksentekoa varten ja
- varsinainen käyttöönoton yksityiskohtainen toteutussuunnitelma päätöksen jälkeiseen toteutukseen
Suunnittelu päätöksentekoa varten
Tässä vaiheessa kerätään tietoa ja luodaan ylätason suunnitelma päätösehdotuksen pohjaksi. Päätöksenehdotuksen valmisteluissa on syytä noudattaa organisaation ohjeita ja tapoja. Yleisesti päätösesityksessä tulisi näkyä
- Muutoksen tarpeen perustelu – miksi käyttöönottoa ollaan tekemässä? Esimerkiksi: mahdollistetaan asiakkaille yhden luukun sähköinen lupa-asiointi ja viranomaisille nykyistä parempi näkyvyys koko asiakashankkeeseen.
- Luvat ja valvonta -palvelun käyttöönottokokonaisuus: kirjataan esitykseen lupa-asioinnit ja näiden liittymistavat, sekä mitä vaikutuksia tulevalla muutoksella on palveluprosesseihin, henkilökuntaan ja järjestelmiin
- muutokseen tarvittavat resurssit ja kustannukset
Päätä
Tee käyttöönottoesitys kunnan hallintotapojen mukaisesti hyödyntäen suunnittelun materiaaleja. Kun päätös on tehty, voidaan käyttöönotton valmistelut aloittaa.
Toteutussuunnitelma käyttöönottoa varten
Kun päätös käyttöönotosta on tehty, varsinaista käyttöönottoa varten on suositeltavaa tarkentaa tehtyjä materiaaleja käyttöönottosuunnitelmaksi seuraavasti:
- tarkennetaan muutoskohteet tehtävätasolle siten, että tuleva suunnitelma huomioi mahdolliset prosessimuutokset kussakin valitussa asioinnissa ja miten muutos vaikuttaa organisaation prosesseihin, ihmisiin ja järjestelmiin asiointikohtaisesti
- Resursointi: keitä (millaista osaamista) käyttöönotossa tulee olla mukana
- Viestintä: mitä, miten ja kenelle muutoksesta tulee viestiä. Löydät täältä ohjeita viestinnän suunnitteluun
- Koulutukset: uuden palveluprosessin mukaiset koulutukset henkilökunnalle
- Olemme tehneet ohjeita suunnittelun tueksi – löydät ne täältä.
Huomioitavaa
Käyttöönottoon varattava aika
Käyttöönoton laajuudesta riippuen sille on suositeltavaa varata kalenteriaikaa vähintää 6-8 viikkoa. Laajemmissa käyttöönotoissa, joissa esimerkiksi tehdään muutoksia järjestelmiin ja useita henkilöstöryhmiä koulutetaan, käyttöönottoaika on pidempi.
Takaisin