Muutokset palveluprosessiin
Ekosysteemi
Kun viranomaisen palvelu liitetään Luvat ja valvonta -palveluun, tulee viranomaisen palvelu toiminnalliseksi osaksi koko Luvat ja valvonta -ekosysteemiä. Tällöin asiakkaan saama palvelu toteutetaan usean itsenäisen toimijan yhteistyönä yllä olevan kuvan mukaisesti. Tällöin myös viranomaisen nykyinen palveluprosessi joiltain osin muuttuu. Tällä sivulla on kerrottu, mitä viranomaisen käyttöönotossa pitää huomioida, jotta palvelu toimii asiakkaalle ja viranomaiselle tarkoituksen mukaisesti.
Lue lisää Luvat ja valvonta -ekosysteemistä täältä.
Muutos asiakkaalle
Ekosysteemissä asiakkaan prosessin alkupiste muuttuu eri viranomaisten useista asiointipalvelupisteistä Luvat ja valvonta -palvelun yhteiseen luukkuun. Tämä edellyttää viranomaiselta asiakkaan ohjaamista Luvat ja valvonta -palveluun.
Asiakkaan ohjaaminen
Viranomaisen käyttöönotossa asiakasohjaus tehdään asiakkaan tarpeen mukaisesti. Ohjauksessa on hyvä tunnistaa, milloin asiakas kannattaa ohjata Luvat ja valvonta -palveluun ja milloin suoraan viranomaisen omaan asiointipalveluun.
Tyypillisesti Luat ja valvonta -palveluun ohjattavalla asiakkaalla on hanke, jonka lupatarve koskee useaa eri viranomaista. Puhutaan monilupaisesta asiakkaan hankkeesta. Esimerkkinä asiakkaan monilupaisista hankkeista ovat uusiutuvan energian tuotantohanke tai tapahtuman järjestäminen.
Ohjaus Luvat ja valvonta -palveluun
Asiakasohjaus toteutetaan viranomaisen olemassa oleviin informaatiokanaviin: esim. viranomaisen verkkosivut ja Suomi.fi-palvelutietovarantoon. Asiakas löytää tehokkaasti oikean kanavan ennalta tutuista informaatiolähteistä.
Hyvin toteutettu asiakasohjaus vaatii suunnittelua ja informaatiokanavien tuntemusta. Toteutuksessa huomiota tulee kiinnittää mm. informaation toimivuuteen ja Suomi.fi-palvelutietovarannon osalta toimiviin lupien ja muiden menettelyiden palvelukanavakuvauksiin.
Esimerkkeinä
- Tampereen infosivujen asiakasohje tapahtumajärjestäjille
- Työ- ja elinkeinoministeriön palvelukanavakuvaus Suomi.fi-palvelutietovarannossa
Asiakas Luvat ja valvonta -palvelussa
Asiakas kartoittaa lupatarpeensa, hakee tarvittavia lupia (tai käynnistää muita viranomaismenettelyjä), sekä seuraa hakemusten etenemistä. Luvat ja valvonta -palvelussa asiakkaalta pyydetään tämän hakemuksille yhteisiä tietoja, joita tarvitaan kaikkien haettavien menettelyiden osalta (mm. asiakastiedot). Pelastuslaitoksien menettelyiden osalta prosessi jatkuu kahdella tavalla:
- prosessi ennen OE-järjestelmän asiointipalvelun käyttöönottoa JA
- prosessi jälkeen OE-järjestelmän asiointipalvelun käyttöönoton
Kevytasioinnin käyttö ennen OE-järjestelmää
Ennen Onnettomuuksien ehkäisy-järjestelmän käyttöönottoa pelastuslaitokset voivat ottaa käyttöön Luvat ja valvonta -palvelun, jolloin asiakas (luvan hakija) pystyy hakemaan pelastuslaitoksien lupamenettelyitä Luvat ja valvonta -palvelun Kevytasiointilomakkeilla. Tällöin hakemuksen käsittelijän prosessi / tehtävät muuttuvat seuraavasti:
- kun asiakas lähettää hakemuksen Luvat ja valvonta -palvelussa, tieto uudesta hakemuksesta lähetetään sähköpostilla viranomaiselle tämän määrittämään sähköpostiosoitteeseen
- sähköpostiviestin sisällöstä löytyy suora linkki hakemukselle. Käyttäessään linkkiä, käsittelijältä vaaditaan kirjautumista palveluun, joka tehdään organisaation kirjautumisvalintojen mukaisesti (Suomi.fi -palvelut tai Portti-kirjautuminen).
- kirjautumisen jälkeen Luvat ja valvonta -pavelu ohjaa käsittelijän suoraan linkin osoittamalle hakemukselle
- asiaa käsittelevä henkilö merkitsee hakemuksen käsittelyn itselleen Luvat ja valvonta -palvelussa ja siirtää tiedot hakemukselta viranomaisen asianhallintaan
- kussakin käsittelyn vaiheessa asian käsittelijä muuttaa käsittelyn tilaa Luvat ja valvonta -palvelussa
- valittavia käsittelyn etenemistä kuvaavia tilatieto-vaihtoehtoja palvelussa on useita erilaisiin tarpeisiin
- ennen käsittelyä asiointi on tilassa “aloittamatta”
- käsittelyssä vaiheita yleensä on kolme: “käsittelyssä”, “lisätietoja tarvitaan”, “hyväksytty”
- käsittelyn viimeiselle vaiheelle on useita vaihtoehtoja, jotka löytyvät palvelusta kohdasta, jossa tilamuutoksia tehdään
- hakemus on käsitelty Luvat ja valvonta -palvelussa, kun asiointi on saanut viimeisen vaiheen merkinnän
- huomioitavaa on, että hakemuksen varsinainen viranomaiskäsittely tehdään viranomaisen asianhallinnassa – ei Luvat ja valvonta -palvelun Kevytasiointilomakkeilla.
Siirryttäessä OE-järjestelmään
Kun pelastuslaitokset ottavat OE-järjestelmän sähköisen asiointipalvelun käyttöön (arvio v. 2026), poistuu Luvat ja valvonta -palvelun Kevytasiointilomakkeet käytöstä. Tällöin asiakkaat (luvan hakijat) siirretään yhteisten tietojen antamisen jälkeen OE-järjestelmän asiointipalveluun. Taustalla asiakkaan antamista yhteisistä tiedoista ennalta määritetyt tiedot siirretään Luvat ja valvonta -palvelusta OE-järjestelmään, jossa asiakas jatkaa asiointiaan.
Asian käsittely, täydentäminen ja päätös ekosysteemissä
Asiakkaan lähettämät hakemukset käsitellään aina viranomaisen asianhallinnassa tämän ohjeistuksen mukaisesti. Jos asiakkaan hakemukselle on täydentämistarpeita, tehdään ne viranomaisen käyttämään asiointipalveluun (Luvat ja valvonta -palvelun Kevytasiointiin tai myöhemmin OE-järjestelmän asiointipalveluun). Päätökset annetaan asiakkaalle viranomaisen asianhallinnasta, vaikka tämän lisäksi tieto päätöksestä voidaan jakaa tiedoksi Luvat ja valvonta -palvelussa esim. muille viranomaisille.
Asiakkaan hankkeen seuraaminen
Kaikki asiakkaan hanketta luvittavat viranomaiset näkevät lupakokonaisuuden Luvat ja valvonta -palvelun yhteisestä näkymästä. Yksittäisten lupahakemusten osalta viranomaiset näkevät tietoja seuraavasti:
- Hakemuksen sisältö näkyy, kun
- asiakas on lähettänyt hakemuksen tai
- asiakas on merkinnyt keskeneräisen hakemuksen näkyväksi viranomaisille
- Lähtökohtaisesti kaikki hakemukset, niiden tiedot ja niistä käydyt keskustelut ovat myös muiden mukana olevien viranomaisten nähtävillä.