Tehtävä 2: Valtuudet
Yleistä valtuuksista ja niiden hallinnasta
Luvat ja valvonta -palvelun käyttö edellyttää tunnistautumisen lisäksi Suomi.fi-valtuutta – käyttöoikeutta toimia organisaation valtuuttamana palvelussa.
Suomi.fi-valtuudet on yleisesti hyödynnetty palvelu, jota voidaan käyttää monipuolisesti erilaisissa julkishallinnon ja yritysten palveluiden valtuuksien hallinnassa. Luvat ja valvonta -palvelun osalta ei ole mitään erityisiä vaatimuksia valtuuksien käytölle, vaan viranomaisen kannattaa valtuuttaa henkilöstöään organisaation olemassa olevien hallintorakenteiden ja roolien mukaisesti. Viranomaisen valtuuksiin liittyviä tehtävärooleja tai valtuustasoja Luvat ja valvonta -palvelun osalta on kaksi:
- Viranomaisen organisaation valtuushallinnan henkilöt, jotka nimensä mukaisesti vastaavat valtuuksien operatiivisesta hallinnasta organisaatiossaan (esimiehet tilaavat valtuuden henkilöstölleen, valtuushallinta toimittaa tilauksen)
- Luvat ja valvonta -palvelussa toimivat viranomaiset (henkilöt), joille esimiehet tilaavat ja valtuushallinta toimittaa tarvittavat valtuudet työn suorittamiseksi
Valtuustyyppien ero
Keskeiset Suomi.fi-valtuuksiin liittyvät erot em. rooleissa ovat valtuustyyppi ja toimintatapa, jolla valtuutta muutetaan. Valtuushallinnan henkilöille haetaan “Edustajan valtuutusoikeudet” ja palvelua käyttäville virkailijoille “Edustamisvaltuudet”. Lisäksi valtuushallinnan henkilöt toteuttavat virkailijoiden esimiesten valtuutuspyynnöt suoraan Suomi.fi-palvelussa ja muutokset ovat voimassa heti. Valtuushallinnan henkilöiden osalta valtuuksien käsittely eroaa: valtuuksia lisätään, mitätöidään tai muutetaan ainoastaan Suomi.fi-virkailijavaltuuttamispalvelun kautta.
Valtuuttamisjärjestys
Ensin rekisteröidään valtuudet organisaation valtuushallinnan henkilöille virkailijavaltuuttamispalvelun kautta. Kun valtuudet on rekisteröity, voi valtuushallinta valtuuttaa organisaation Luvat ja valvonta -palvelussa toimivia oman organisaation virkailijoita. Valtuuttaminen tulee tehdä aina organisaation hallintotapojen ja sääntöjen mukaisesti.
Huomioi organisaation kaksi mahdollista roolia
Viranomaisorganisaatio toimii pääsääntöisesti Luvat ja valvonta -palvelussa lupa- ja valvonta-asiointeja käsittelevänä viranomaisena (asiakkaiden lupa- ja valvontahakemuksien käsittely), mutta jossain tapauksissa myös palvelun asiakkaana – luvan hakijana. Palvelussa nämä kaksi eri roolia on erotettu toisistaan käyttämällä niissä eri Suomi.fi-valtuusasiaa:
- Valtuusasia asiakasroolissa: Lupa- ja valvontakokonaisuuksissa asiointi
- Valtuusasia viranomaisroolissa: Lupa- ja valvonta-kokonaisuuksien viranomaiskäsittely
Kunta liittyy palveluun aina Lupa ja valvonta-asiointeja käsittelevänä viranomaisena, joten tässä ohjeessa keskitytään viranomaisroolissa vaadittaviin toimenpiteisiin. Asiakkaana voi toimia yritykset, yhteisöt, julkisyhteisöt ja henkilöt, mutta viranomaisroolissa ainoastaan toimivaltainen viranomainen.
Virkailijavaltuuttamispalvelu (Suomi.fi)
Koska julkisyhteisöjen (mm. kunnat ja hyvinvointialueet) edustamisoikeus ei selviä perustietorekistereistä, tulee näiden rekisteröidä valtuudet niitä organisaatiossaan hallinnoiville henkilöille Suomi.fi-virkailijavaltuuttamispalvelun kautta. Tässä kohtaa kannattaa ehdottomasti hyödyntää Suomi.fi-palveluiden asiantuntijoita (pääkäyttäjiä), jotka usein löytyvät organisaation yhteisistä palveluista.
Jos valtuuksien hakeminen ja käsittely ei organisaatiossasi ole tuttua, kannattaa ensimmäisenä tutustua Digi- ja väestötietoviraston (DVV) virkailijavaltuuttamispalvelun ohjeisiin ja tarvittaessa hakea tukea Suomi.fi organisaatioiden asiakaspalvelusta.
Ohje Luvat ja valvonta -palveluun tarvittavien valtuushalllinnan valtuuksien hakemiseksi virkailijavaltuuttamispalvelun kautta löytyy sivun alareunasta (Ohje: Virkailijavaltuuttamishakemus).
Huom!
Kaikki lisäykset, muutokset ja poistot, jotka koskevat valtuushallinnan henkilöiden “Edustajan valtuutusoikeuksia”, tehdään aina hakemuksella virkailijavaltuuttamispalvelun kautta.
Edustajan valtuutusoikeudelliset henkilöt eivät suoraan voi kyseisellä valtuudella käyttää Luvat ja valvonta -palvelua, vaan heidän tulee myös valtuuttaa itsensä kuten asiointeja käsittelevät virkailijat.
