Seuraa ja ohjaa
Seuraa ja ohjaa -vaiheessa viranomaisorganisaatiossa seurataan palveluprosessia ja tarvittaessa tehdään ohjaavia toimenpiteitä. Uudistetun prosessin toimivuutta ja henkilöstön toimintaa tulee seurata ja tukea tehostetusti vähintään kahdesta neljään viikkoa. Tämän jälkeen voidaan siirtyä normaaliin palvelun tuottamiseen. Tätä ennen on kuitenkin syytä varmistaa, että kaikki tekijät palveluprosessissa toimivat vaaditulla tavalla.
Poikkeamien havaitseminen
parhaiten poikkeamat huomataan seuraamalla palveluprosessin mittareita:
- Asiointivolyymit: miten ne kehittyvät uuden prosessin käyttöönoton jälkeen
- Muutokset käsittelyaikoihin
Esim. jos asiointivolyymeihin tulee merkittäväiä muutoksia, voi se tarkoittaa mm. etteivät asioinnit siirry Luvat ja valvonta -palvelusta viranomaisen asiointipalveluun tai asioinneista ei tule heräteviestejä viranomaiselle.
Löydät yleisimmät poikkeamat ja seuraukset poikkeaman hallinnan ohjeista tämän sivun alalaidasta.
Muistilista tehtävistä ja työvälineet
Vaiheen tehtävät
Kattavin lista Seuraa ja ohjaa -vaiheen tehtävistä löytyy organisaation laatimasta käyttöönoton suunnitelmasta. Tähän on koottu tehtäviä, jotka ainakin tulee olla tehty ennen seuraavaan vaiheeseen siirtymistä.
- seuraa ainakin 2-4 viikkoa tehostetusti palveluprosessia käyttöönotosta alkaen
- kirjaa poikkeamat ja ryhdy tarvittaviin toimenpiteisiin
- viesti poikkeamista ja ohjaavista toimenpiteistä
- siirrä palveluprosessin seuranta ja ohjaus organisaation palvelunhallintaan
Vaiheen ohjeet ja työvälineet
