Toteuta
Toteutusvaiheen tarkoitus on toteuttaa kaikki organisaation tarvitsemat käyttöönoton kyvykkyydet, joita tarvitaan sujuvan käyttöönoton mahdollistamiseksi. Toteutus tehdään suunnitelman mukaisesti ja sitä tulee seurata säännöllisesti organisaatiossa vallitsevien ohjeistuksien vaatimalla tavalla. Tehokas seuranta perustuu toiminnan ja toteutuksessa syntyneiden tuotoksien laadun arviointiin ts. ovatko tuotokset riittäviä käyttöönottoa ajatellen tai onko henkilöstö valmis uudenlaiseen toimintaan.
Toteutuksen aikana
- palveluprosesseihin tehdään tarvittavat muutokset käyttöönottoa varten
- valmistellaan asiakasohjaus käyttöönottoa varten
- tarkistetaan henkilöstön toimintaohjeistukset ja koulutetaan henkilöstö
- varmistetaan henkilöstön Luvat ja valvonta -palvelun käyttö (kirjautuminen ja valtuudet)
- rakennetaan tarvittavat järjestelmäkyvykkyys (integraatio tai ohjelmistorobotiikka)
- suunnitellaan käyttöönotto
- suoritetaan testit (tekniset, toiminnalliset ja hyväksyminen)
- tehdään päätös käyttöönottovaiheeseen siirtymisestä
- viestitään käyttöönotosta sidosryhmille (asiakkaat, henkilöstö, muut)
Olemme laatineet tarkituslistan työvälineeksi käyttöönottaville viranomaisille, jota voi hyödyntää käyttöönoton toteutuksessa ja käyttöönottovaiheessa. Sitä voi myös täydentää organisaation omakohtaisilla käyttöönoton aktiviteeteilla. Työväline löytyy tämän sivun alalaidasta työvälineosiosta.
Muutokset palveluprosessiin
Kun Luvat ja valvonta -palvelu otetaan osaksi viranomaisen palvelutoimintaa, tulee se sovittaa viranomaisen palveluprosesseihin. Muutostarpeita tulee ainakin käyttöönotettavien asiointipalveluiden asiakasohjaukseen, asiointien käsittelyyn ja asiointien tilatietojen välitykseen viranomaisen ja Luvat ja valvonta -palvelun välillä (erityisesti käytettäessä palvelun Kevytasiointi ominaisuutta), viranomaisten väliseen yhteistyöhön, asiakasviestintään, palvelun yhteisen asiaskashankenäkymän käyttöön ja palveluun kirjautumiskäytäntöihin liittyen. Nämä muutostarpeet vaikuttavat siihen, mitä kaikkea toteutusvaiheessa tulee tehtä.
Asiakasohjaus
Asiakasohjauksella varmistetaan, että asiakas löytää viranomaisen palvelun oikeasta paikasta. Kun Luvat ja valvonta -palvelun on otettu käyttöön, tulee myös viranomaisen ohjata asiakkaat palveluun. Ohjausta voidaan tehdä useastakin paikasta, mutta ainakin Suomi.fi-palvelutietovarannossa ja Suomi.fi-verkkopalvelussa tulisi olla viranomaisen palvelusta Luvat ja valvonta -palveluun ohjaus ja kuvaus viranomaisen tarjoamasta asiointipalvelusta tarvittavine kieliversioineen. Ohjausta voidaan tehdä myös viranomaisen www-sivustoilla tai muissa palvelukanavissa.
Henkilöstö
Käyttöönotossa viranomaisen henkilöstön tulee saada riittävät toimintaohjeet, välineet ja koulutus uudesta toimintamallista ja Luvat ja valvonta -palvelun käytöstä. Näin varmistetaan käyttöönoton onnistuminen ja ehkäistään käyttöönotettavien palveluiden puuroutuminen niin asiakkaalle kuin organisaatiolle itselleenkin.
Kirjautuminen ja valtuudet
Luvat ja valvonta -palvelun käyttö asiakkaalta ja viranomaiselta edellyttävät kirjautumista palveluun. Kirjautumisella palvelun käyttäjä tunnistetaan ja samalla hänen oikeutensa toimia viranomaisena palvelussa tarkistetaan. Toteutusvaiheessa viranomainen mahdollistaa virkailijoittensa kirjautumisen palveluun varmistamalla organisaation käyttämän palveluun kirjautumistavan: Suomi.fi tai Virtu -palvelun.
Ohjeistukset ja koulutukset
Ennen käyttöönottovaihetta organisaation tulee muokata toimintaansa ohjaavia ohjeistuksia uuden toimintatavan mukaiseksi. Ohjeistuksien tulee tukea henkilöstöä uuden toimintatavan käyttöönotossa ja sen käytössä mahdollistaen palvelutoiminnan jatkuvuuden.
Koulutuksien järjestäminen kannattaa ajoittaa toteutusvaiheen loppupuolelle, jolloin koulutus ja palvelun käyttöönotto ovat mahdollisimman lähellä toisiaan. Palvelun yleiset koulutusmateriaalit löydät sivun alalaidan linkeistä.
Sähköiset palvelut ja järjestelmät
Jos käyttöönotettavien asiointien liitostavaksi on valittu Sähköinen tiedonvälitys (integraatio) tai Kevytasiointi ohjelmistorobotiikkaa hyödyntäen (robotiikalla siirretään Luvat ja valvonta -palvelusta asiointilomaketietoja viranomaisen asiointipalveluun), tulee käyttöönottavan viranomaisen rakentaa ja testata nämä tekniset ratkaisut ennen käyttöönottovaihetta.
Kevytasiointi liitostapana, jossa virkailija siirtää asiointilomakkeen tiedot Luvat ja valvonta -palvelusta viranomaisen asiointipalveluun, ei välttämättömästi vaadi muutoksia viranomaisen sähköisiin palveluihin tai järjestelmiin.
Tiedot liitostavoista ja tekniset rajapintakuvaukset löydät osiosta Liitostavat.
Valittujen asiointien tietojen kokoaminen
Viranomaisen asiointipalveluiden liitostiedot kootaan Luvat ja valvonta -palvelun liittymislomakkeelle. Lomake lähetetään palveluun, jossa Luvat ja valvonta -palvelun palvelunhallinta tekee tarvittavat asetukset asiointien käyttöönottamiseksi. Yksityiskohtaiset ohjeet löytyvät Palveluun liittymisen tehtävät sivulta.
Palveluun liittymisen tehtävät ja ohjeet
Palveluun liittymisen tehtävät-linkin takaa löydät tarvittavat viranomaiskohtaiset toimenpiteet ja ohjeet palveluun kirjautumiseen, valtuushallinnan sovittamisen organisaatioosi ja asiointitietojen kokoamista varten.
Ota käyttöön -vaiheen suunnittelu
Ota käyttöön -vaihe tulee suunnitella yksityiskohtaisesti, koska siinä tehtävillä on tarkka toteutusjärjestys ja rajallinen aika tehtävän toteuttamiselle. Suunnittelussa kannattaa erityisesti huomioida viestintä eri toimijoiden kesken ja miettiä myös mahdollisia varasuunnitelmia kaikkein kriittisimmille toiminnoille. Olemme koonneet Ota käyttöön -vaiheen yleisiä tehtäviä käyttöönoton muistilistaan, joka löytyy sivun alalaidasta.
Viestintä
Viestintä on keskiössä seuraavassa Ota käyttöön -vaiheessa. Toiminnan sujumisen kannalta on ensiarvoista, että organisaation tahot, jotka ovat mukana käyttöönotossa, ovat tietoisia käyttöönoton etenemisestä. Viestinnän merkitys korostuu, jos aiotusta suunnitelmasta joudutaan poikkemaan.
Tämän vuoksi viestintä tulee suunnitella etukäteen. Tarvittavat viestinnän suunnitelma ja materiaalit tulee laatia etukäteen, koska kesken Ota käyttöön -vaihetta siihen ei usein ole riittävästi aikaa.
Mihin viestinnässä voi ja tulee varautua etukäteen? Löydät vastauksia viestinnän ohjeesta ja työvälineistä tämän sivun alalaidan linkistä.
Testaaminen ja hyväksyminen
Luvat ja valvonta -palvelun käyttöönotto sisältää kahdenlaista testaamista
- teknistä testaamista, jossa testataan asiointipalveluun tai -järjestelmään rakennetun integraation tai lomakerobotiikkatoteutuksen tekniset toiminnallisuudet
- toiminnallisen hyväksymistestauksen, jossa palveluprosessin henkilöstön toiminta ja tekniset ratkaisut yhtenäisenä palvelun tuottajana testataan (varmistetaan palvelun toiminta)
Testaamisen tulokset ja hyväksymiset on hyvä kirjata ylös: mikä on täysin valmista ja missä vielä on korjattavaa ja miten nämä jälkimmäiset tulevat vaikuttamaan palvelun käyttöön. Näillä tiedoilla tehdään päätös käyttöönoton käynnistämisestä.
Päätös käyttöönoton käynnistämisestä
Tämä päätös tulee tehdä testaamisesta saatujen tietojen pohjalta, jolloin tiedostetaan miten käyttöönotto vaikuttaa
- organisaatioon: henkilökuntaan ja järjestelmien toimintaan
- ja asiakkaan kokemukseen palvelusta.
Päätöksentekoa varten tulee ainakin olla kerättynä testaukseen ja hyväksyntään liittyvä aineisto, sekä suunnitelma, jonka pohjalta Ota käyttöön -vaihetta tullaan toteuttamaan. Myös riskit on hyvä vielä arvioida niiltä osin kuin ne liittyvät Ota käyttöön -vaiheeseen. Näiden tietojen pohjalta voidaan tehdä päätös Ota käyttöön -vaiheen käynnistämisestä.
Muistilista tehtävistä ja työvälineet
Vaiheen tehtävät
Kattavin lista toteutuksen tehtävistä löytyy organisaation laatimasta käyttöönoton suunnitelmasta. Tähän on koottu tehtäviä, jotka ainakin tulee olla tehty ennen seuraavaan vaiheeseen siirtymistä.
- palveluprosessin muutoksiin liittyvät tehtävät
- prosessin tarkastelu jokapäiväisten tehtävien tasolla ja tarvittavat muutokset prosessikuvaukseen
- ohjeistuksien päivittäminen
- tarvittavien järjestelmämuutoksien kirjaaminen
- koulutustarpeen kartoittaminen
- viestintä
- viestintäsuunnitelma ja kohderyhmät
- viestintäsisältöjen toteutus
- muiden tarvittavien viestintäkyvykkyyksien toteutus
- tarvittavien tukipalveluiden järjestäminen
- käyttöönottoon
- jatkuvaan palveluun
- asiakkaiden ohjauksen valmistelut tulevaan muuttuneeseen palveluun
- Suomi.fi-palvelutietovarannon palvelukuvaus tai palvelukuvaukset
- viranomaisen asiakasohjaus- ja informaatiopalvelut (mm. www-sivut)
- palveluun liittymisen tehtävät
- viranomaiskohtaiseen kirjautumistapaan liittyvät toimet
- henkilöstön kyvykkyys kirjautua ja käyttää palvelua
- asiointien liittäminen palveluun
- asiointitiedot liittymislomakkeelle
- lomakkeen lähetys ja seuranta
- suunnitella ja toteuttaa tarvittavat infotilaisuudet
- tarvittavien järjestelmäkyvykkyyksien toteutus
- integraatio tai lomakerobotiikka viranomaisen asiointipalvelun ja Luvat ja valvonta -palvelun välille
- muiden kirjattujen muutostarpeiden toteuttaminen
- Ota käyttöön -vaiheen toteutussuunnittelu ja suunnitelman laatiminen
- Uuden toiminnan vaatima testaus
- tekninen testaus
- toiminnallinen testaus (E2E)
- Hyväksyminen ja puutteiden korjaukset ja kirjaukset
- Päätös Ota käyttöön -vaiheeseen siirtymisestä
Vaiheen ohjeet ja työvälineet
