Kevytasiointi
Luvat ja valvonta -palvelun Kevytasiointi on viranomaisen perinteisiä asiointikanavia täydentävä sähköinen asiointipalvelu, jolla mahdollistetaan asiakkaan kokonaisvaltainen sähköinen asiointikokemus Luvat ja valvonta -ekosysteemissä. Kevytasiointi sisältää kokoelman palvelukokonaisuuksissa hyödynnettäviä sähköistettyjä asiointilomakkeita, joilla tarvittavat asiakkaan toiminnan tiedot kerätään viranomaiselle. Kevytasiointi on kaikkien Luvat ja valvonta -ekosysteemiin liittyville tai siellä toimivien viranomaisten käyttööotettavissa. Tarkista soveltuvuus asiointikohtaisesti!
Soveltuvuus
Kevytasioinnin käyttöönoton soveltuvuus tulee arvioida ja verrata sitä muiden asiointiratkaisujen ohella ennen käyttöönottoa. Kevytasiointi sisältää viranomaisasiointien keskeiset ominaisuudet minimitoiminnallisuuksin: asiakkaalta pyydettävät asiointikohtaiset tiedot, viranomaisherätteet ja tilatiedot. Kevytasiointi ei esim. mahdollista viranomaiskohtaisia muokkauksia tai muokattavaa prosessiohjausta, eikä se vähennä viranomaisen virkailijoiden käsityön määrää: asiakastietojen käsittely ja tilatietojen päivittäminen asiakkaalle tehdään henkilötyönä virkailijan toimesta, kuten tähänkin saakka. Kevytasiointi soveltuu erityisesti viranomaisen asiointipalvelun sähköistämiseen silloin, kun asiointiin kohdistuva henkilötyön määrä on vähäinen, eikä ulkoisia sähköisiä ratkaisuja ole kannattavaa hankkia.
Sähköisien ratkaisujen arviointi
Ennen sähköisen asiointiratkaisun valintaa tulee arvioida eri ratkaisujen hyötyjä ja kustannuksia. Arvioon vaikuttavat
- hakemusmäärä ja sisällön koko
- henkilötyön määrä
- mahdolliset muutokset palveluprosessiin
- asiointiratkaisun elinkaarikustannukset
Kevytasiointi soveltuu seuraaviin käyttötapauksiin, joissa:
- asiointiin liittyviä hakemuksia vähän ja asiointi on sisällöltään yksikertainen ja sisältää esim. pelkästään vapaamuotoisen liitteen, joka ovat helposti siirrettävissä käsin asianhallintaan, jolloin asioinnin tietojen siirto asianhallintaan on virkailijan toimesta perusteltua
- asia on niin yksikertainen tai harvoin tapahtuva, ettei se edellytä asioinnin sähköistä prosessiohjausta
- sähköisen asiointiratkaisun kustannukset eivät ole perusteltavissa
- Kevytasiointia voidaan käyttää väliaikaisena ratkaisuna ennen sähköistä asiointipalvelun käyttöönottoa
Kevytasiointi otetaan käyttöön asiointikohtaisesti. Luvat ja valvonta -palvelun käyttöönotettavat kevytasioinnit löydät täältä.
Huom!
Käyttöönottovalmiita kevytasiointeja on tarjolla vain kunnille, poliisilaitoksille ja hyvinvointialueille (pelastustoimi ja terveydenhoito). Valtion virastot ja laitokset määrittelevät aina omat viranomaiskohtaiset asioinnit ennen niiden käyttöönottoa.