Asiakkaan tiedot
Luvat ja valvonta -palvelun keskiössä on asiakkaan tiedot ja niiden hyödyntäminen viranomaisten lupa- ja valvontatoiminnassa. Lähtökohtaisesti asiakkaalta kerätään asiointeja koskevat tiedot kertaalleen palveluun, josta ne välitetään viranomaisille. Kun palveluun on määritelty yhteisten tietojen rakenne ja mitkä asioinnit tietoihin liittyvät, voidaan kertaalleen annettuja tietoja hyödyntää kaikissa määrityksen mukaisissa asioinneissa.
Asiakkaasta kerättävät tiedot
Palvelu kerää asiakkaalta tietoa asiointien täytön yhteydessä. Asiointien tietosisällöt voivat poiketa toisistaan huomattavasti riippuen mm. tarvittavan yksityiskohtaisen tiedon määrästä ja asiointia hyödyntävästä viranomaisesta. Usein asioinnit, jotka on toteutettu rinnakkaisilla alueilla toimiville viranomaisille (esim. kuntien asioinnit), keräävät kaiken tai merkittävän määrän asioinnin käsittelyyn tarvittavasta tiedosta. Toisaalta asioinneissa, joiden käsittelyyn viranomainen tarvitsee merkittävästi substanssikohtaista tietoa, tulee asiakkaan täydentää asiointiaan suoraan viranomaisen asiointipalvelussa.
Kaikissa tietojen täydennystä vaativissa asioinneissa asiakas ensin asioi Luvat ja valvonta -palvelussa, josta asioinnin lähettämisen jälkeen asiakas ohjataan viranomaisen asiointipalveluun.
Tietojen välittäminen
Asioinnin tiedot välitetään viranomaisille, kun asiakas on täyttänyt asioinnin (esim. lupahakemus) ja lähettänyt sen viranomaiselle. Näin asia tai asiointi on tullut vireille. Viranomaisella on mahdollisuus nähdä asioinnin tiedot tätä ennen, mikäli asiakas on antanut tähän suostumuksensa palvelussa. Tässä tapauksessa tiedot ovat nähtävillä vain Luvat ja valvonta -palvelussa.
Liitostavan vaikutus tietojen välitykseen
Asioinnin tietojen välittäminen riippuu liitostavasta, jolla viranomainen on liittänyt asioinnin asiointipalveluunsa. Sähköiseen tiedonvälitysrajapintaan liitetyn viranomaisasioinnin tiedot välitetään sähköisesti sille määritettyyn viranomaisen asiointipalveluun (kuvassa oikealla). Kevytasioinnissa viranomainen hakee tiedot itselleen palvelun virkailijakäyttöliittymän kautta (kuvassa vasemmalla).
