Kun palvelukerrokseen toteutetaan uusia palvelukokonaisuuksia tai muita merkittäviä muutoksia, hanke kutsuu tarvittavia viranomaisia mukaan yhteiskehittämään palvelukerrosta. Tällöin järjestetään tunnusteluvaiheessa yksi tai useampi palvelumuotoilutyöpaja, joihin osallistuvat viranomainen ja asiakkaat. Työpajat pohjautuvat asiakaslähtöisen kehittämisen malliin, jossa asiakkaan tarpeet asetetaan keskiöön. Palvelumuotoilutyöpajojen tavoitteena on tutustuttaa viranomainen asiakaslähtöisen kehittämisen malliin ja luoda pohjaa yhden luukun palvelukokemukseen sitoutumiselle sekä osallistaa asiakkaat yhteiskehittämiseen. Työpajojen kautta asiakkaan tarpeet tuodaan näkyväksi viranomaisen johdolle, mikä auttaa johtoa sitoutumaan yhteisiin tavoitteisiin.

Ennen viranomaisille suunnattua työpajaa nykytilaa on hyvä kartoittaa haastatteluilla ja muulla taustatyöllä. Työpajassa vahvistetaan nykytilan kuvausta ja tarkennetaan tavoitetilan palvelupolkua. Asiakkaille suunnatussa työpajassa jatketaan palvelupolun työstämistä sekä kartoitetaan luvanhakijoiden tarpeita ja kokemuksia.

Milloin työpajat järjestetään?

Työpajat järjestetään, kun palvelukerrokseen toteutetaan uusia palvelukokonaisuuksia tai muita merkittäviä muutoksia. Tällöin työpajat järjestetään siinä vaiheessa, kun viranomainen harkitsee palvelukerrokseen liittymistä.

Mikäli viranomainen sen sijaan littyy olemassa olevaan palvelukokonaisuuteen esimerkiksi kevytasioinnin kautta [katso linkki], ei palvelumuotoilutyöpajoja tyypillisesti järjestetä. Viranomaisen tulisi kuitenkin itsenäisesti huolehtia siitä, että liittyminen palvelukerrokseen tapahtuu asiakaskeskeisesti.

Kuka työpajoista vastaa ja kenelle ne on suunnattu?

Palvelumuotoilutyöpajat, haastattelut ja taustatyön suunnittelee, fasilitoi ja dokumentoi Luvat ja valvonta -hankkeen kumppani. Työpajoihin osallistuvat viranomaisen asiantuntijat ja asiakkaat. Viranomaiselta odotetaan lisäksi osallistumista haastatteluihin ja itsenäiseen työskentelyyn. Osallistujat kartoitetaan yhdessä hankkeen kanssa.