Palvelukerrokseen liittymisen aikana on tärkeää varmistaa, että palvelukerroksen kautta tulevat lupahakemukset tai yhteydenotot osataan käsitellä ja huomioida oikein. Ohjeiden ja koulutusten lisäksi tarjolla on hyvä olla lähitukea sitä tarvitseville. Osa henkilöstöstä saattaa tarvita yksityiskohtaista opastusta esimerkiksi silloin, kun ensimmäiset lupahakemukset palvelukerroksen kautta saapuvat käsiteltäviksi. 

Lähituesta vastaaville henkilöille on hyvä varata riittävästi aikaa sekä palvelukerrokseen perehtymiseen että kollegoiden tukemiseen ja avustamiseen. Henkilöstölle tulee viestiä selkeästi, keneltä he voivat pyytää apua. 

Milloin lähituen on oltava käytettävissä?

Viranomaisen lähituen on oltava tehostetusti käytettävissä ennen ja jälkeen käyttöönoton. Tehtävään tarvittavan ajan määrä vaihtelee riippuen muun muassa muutoksen laajuudesta ja henkilöstön kyvykkyydestä. Vaikka tuen tarve vähenee käyttöönoton jälkeen, on lähituen suositeltavaa olla pysyvästi käytettävissä ja ongelmatilanteiden lisäksi he voivat vastata esimerkiksi uusien lupakäsittelijöiden perehdytyksestä. 

Kuka lähituesta vastaa?

Mikäli viranomainen on nimennyt projektiin muutosagentteja, heitä on suositeltavaa hyödyntää lähitukena. Muutosagenttien lisäksi luontevia lähituesta vastaavia tahoja ovat järjestelmien pääkäyttäjät ja esimiehet.