Viranomaisella on toimintaprosesseja ja -ohjeita, jotka määrittelevät lupiin, ilmoituksiin ja valvontaan liittyvät tehtävät, vastuut ja tietojärjestelmät. Palvelukerroksen käyttöönoton myötä osa prosesseista muuttuu. Viranomaisen tulee huolehtia, että se päivittää prosessikuvauksensa ja niitä täydentävät ohjeet vastaamaan muutosta. Lisäksi viranomaisen on suositeltavaa laatia koulutussuunnitelma. 

Ajantasaiset prosessit ja ohjeet tukevat esimerkiksi palvelukerroksen käyttöönottoon kuuluvia koulutuksia ja auttavat yhteisten työtapojen vakiintumisessa. ​Viranomainen voi hyödyntää prosessien kuvaamisessa esimerkiksi JHS152-suositusta. 

Milloin prosessit ja ohjeet laaditaan?

Prosessit ja ohjeet tulee päivittää ennen palvelukerroksen käyttöönottoon liittyviä koulutus- ja infotilaisuuksia. Viranomainen voi päivittää ohjeet, kun muutoskohdat on tunnistettu tai päivittäminen voi toimia työkaluna muutoskohteiden tunnistamisessa. Ohjeet on hyvä tarkistaa myös käyttöönoton jälkeen, kun lopullisista toimintatavoista on sovittu. ​  

Kuka prosessit ja ohjeet laatii?

Prosessien hahmottamisessa ja mallintamisessa on hyötyä kokonaisarkkitehtuuriosaamisesta, josta tyypillisesti vastaa viraston tietohallinto. Ohjeiden laatimisesta vastaavat tyypillisesti esimerkiksi viranomaisten järjestelmien pääkäyttäjät tai muutosagentit.